A.
Pengertian Komunikasi
dan Lambang Komunikasi
1.
Pengertian
Komunikasi
1)
Asal
kata dari bahasa latin, communicatio yaitu sama makna. Maksudnya, komunikasi
terjadi jika antara orang-orang yang terlibat ada kesamaan makna mengenai
sesuatu yang disampaikan
2)
Menurut
KBBI:
a)
Pengiriman
dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan
yang dimaksud dapat dipahami;hubungan;kontak
b)
perhubungan
3)
Prof.
Drs. Onong Uchjana, M.A, adalah proses penyampaian suatu pesan oleh seseorang
kepada orang lain untuk memberi tahu atau untuk mengubah sikap, pendapat atau
perilaku, baik langsung secara lisan maupun tak langsung melalui media
4)
Wiliam
C. Himstreet dan Wayne M. Batty (dalam buku Bussines Commnunications Principles
and Method), adalah suatu proses pertukaran informasi antara individu-individu
melalui sistem biasa, baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku
atau tindakan
Komunikasi bisnis dibagi
menjadi dua macam:
a.
Komunikasi
verbal
Adalah
salah satu cara berkomunikasi yang disampaikan kepada orang lain dalam bentuk
tulisan dan lisan. Contoh:
1)
Mendengarkan:
radio, televisi, orang berbicara langsung
2)
Berbicara:
berdiskusi, berbincang-bincang dengan orang tua, berpidato
3)
Membaca:
buku, majalah, surat kabar
4)
Menulis:
surat niaga, cerpen, laporan, naskah drama
b.
Komunikasi
nonverbal
1)
Gerakan-gerakan
tubuh atau bahasa isyarat
2)
Memakai
sesuatu seperti seragam
2.
Pengertian
Lambang Komunikasi
Menurut KBBI, lambang adalah
sesuatu seperti tanda (lukisan, perkataan, lencana, dan sebagainya). Menurut
bahasa inggris, lambang adalah symbol, yang artinya rumusan tanda pengenal yang
tetap berupa perkataan, gambar atau tanda lainnya.
Kegunaan lambang:
a.
Alat
untuk mempengaruhi komunikan
b.
Alat
untuk menjadikan seseorang paham akan pesan yang disampaikan
c.
Alat
untuk menjadikan pengertian terhadap pesan-pesan yang disampaikan
d.
Alat
untuk menghubungkan komunikator dengan komunikan
e.
Alat
untuk mencapai suatu tujuan komunikasi
Jenis-jenis lambang:
a.
Lambang
gerak: menggunakan gerakan anggota badan.
b.
Lambang
suara: menggunakan pendengaran. Contoh: suara sirine, tv, lonceng, berteriak,
dll
c.
Lambang
warna: lampu lalu lintas,
d.
Lambang
gambar: rambu-rambu lalu lintas, iklan majalah, surat kabar
e.
Lambang
bahasa: bahasa yang diucapkan. Contoh: nada lagu, irama, aksen
f.
Lambang
huruf: huruf-huruf abjad, aksara jawa, dll
g.
Lambang
angka: alat-alat hitung, kode telepon rumah
Franklin Fearing membagi
karakteristik ciri lambang komunikasi menjadi 3 macam:
1)
Lambang
dibuat oleh manusia
2)
Mempunyai
nilai komunikasi
3)
Dipergunakan
dengan maksud untuk mengadakan suatu situasi baru
B.
Proses Komunikasi
1.
Unsur-unsur
komunikasi
a.
Komunikator:
orang yang menyampaikan pesan
b.
Komunikan:
orang yang menerima ide, pesan, pernyataan, dll
c.
Pesan:
ide atau keinginan dari komunikator yang didukung oleh lambang
d.
Media:
sarana atau saluran yang menunjang pesan
e.
Efek
atau feedback: pengaruh dari adanya pesan
2.
Efek
yang timbul karena berkomunikasi
a.
Efek
kognitif: menyebabkan komunikan menjadi lebih tahu
b.
Efek
afektif: menyebabkan komunikan tergerak hatinya
c.
Efek
behavioral: menyebabkan komunikan melakukan suatu tindakan
3.
Proses
komunikasi
a.
Proses
komunikasi secara langsung (tatap muka)
b.
Proses
komunikasi bermedia
Dibagi
menjadi dua macam:
1)
Komunikasi
bermedia massa
2)
Komunikasi
bermedia nirmassa
C.
Komunikasi Bisnis
(Penjualan) di Tempat Kerja
Ada
empat ketrampilan yang harus dimiliki pelaku bisnis:
1.
Membaca
2.
Mendengarkan
3.
Berbicara
4.
Menulis
D.
Persyaratan Kemampuan
Berkomunikasi
1.
Faktor
pendukung
a.
Pemilihan
informasi atau data yang akan disampaikan (pesan)
Informasi/data/pesan
harus memenuhi syarat:
1)
Penyampaian
harus sesuai dengan yang dibutuhkan
2)
Mengandung
kebenaran yang objektif
3)
Aktual,
tepat waktu dan tepat guna
b.
Cara
penyampaian atau pengiriman data atau pesan
1)
Kejelasan
2)
Konsekuensi
dan keseimbangan
3)
Kemampuan
dan pelaksanaan
4)
Keseragaman
5)
Kelancaran
distribusi
Menurut Scott M. Cultip
dan Allen, dalam buku Effective Public Relations, faktor agar komunikasi
berlangsung efektif dikenal dengan sebutan The Seven C’Commnunications, isinya
sebagai berikut:
a.
Credibility
b.
Context
c.
Content
d.
Clarity
e.
Continuity
and consistency
f.
Capability
of audience
g.
Channels
of distribution
2.
Etika
berkomunikasi
Etika adalah suatu ilmu
yang membahas masalah perbuatan atau tingkah laku manusia, mana yang dapat
dinilai baik dan mana yang dapat dinilai tidak baik.
Pengertian komunikasi
secara umum adalah proses pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara
komunikator dengan komunikan, baik secara langsung maupun tidak langsung atau
melalui media, sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami.
Etika komunikasi adalah
penyampaian pesan atau berita antara komunikator dengan komunikan dengan
memerhatikan perilaku, sikap yang baik dan yang tidak baik, untuk dilakukan
ketika berkomunikasi.
3.
Kesalahpahaman
dalam berkomunikasi
a.
Masalah
dalam mengembangkan pesan
b.
Masalah
dalam menyampaikan pesan
1)
Rintangan
bersifat teknis
-
Kurangnya
media yang dibutuhkan
-
Faktor
fisik seperti sambungan kabel yang kurang baik, akustik yang lemah, pesan
tertulis yang tidak terbaca
-
Penguasaan
teknik dan metode berkomunikasi yang tidak memadai
2)
Rintangan
perilaku
-
Adanya
pandangan yang bersifat apriori atau ada rasa tidak suka/tidak mendukung
-
Adanya
prasangka yang disebabkan emosi
-
Sikap
yang otoriter dan keras kepala
3)
Rintangan
bahasa
-
Menggunakan
kata-kata, istilah yang tidak dipahami komunikan
-
Menggunakan
tata bahasa yang tidak tepat
-
Menggunakan
kata-kata atau kalimat yang panjang dan bertele-tele
-
Menggunakan
kode-kode, lambang-lambang atau bahasa isyarat yang tidak jelas
-
Tidak
mengingat tingkat kemampuan atau pendidikan komunikan
4)
Rintangan
struktur
Adalah
rintangan yang terjadi karena adanya perbedaan tingkat dan perbedaan kerja
dalam struktur organisasi. Misalnya seorang bawahan segan dan malu terhadap
atasannya yang berwibawa. Cara menghindari rintanga struktur:
a)
Seorang
pimpinan harus terbuka, supel, mau dan mudah bergaul dengan bawahan
b)
Seorang
bawahan harus memiliki rasa berani. Pandangan bahwa pimpinan juga sama-sama
manusia
c)
Hubungan
jangan terlalu formal
5)
Rintangan
jarak
6)
Rintangan
latar belakang
Terjadi
karena adanya perbedaan sosial dan pendidikan. Rintangan pendidikan dibagi
menjadi 2:
a)
Taraf
horizontal (pendidikan tingkat sarjana)
b)
Taraf
vertikal (pendidikan tingkat dasar dan menengah)
4.
Cara
memperbaiki komunikasi
a.
Persepsi
b.
Ketepatan
c.
Kredibilitas
d.
Pengendalian
e.
Kecocokan/keserasian
Secara
umum dapat disimpulkan bahwa komunikasi dapat berlangsung lancar dan efektif
apabila komunikator:
1)
Membuat
pesan secara lebih berhati-hati
2)
Meminimalkan
gangguan dalam proses komunikasi
3)
Menggunakan
sarana komunikasi yang cepat dan tepat
5.
Cara
meningkatkan ketrampilan komunikasi
Ketrampilan komunikasi
khusus yang harus dimiliki dalam komunikasi bisnis adalah:
a.
Membaca
b.
Mendengarkan
c.
Membuat
atau melakukan percakapan menarik
d.
Melakukan
wawancara
e.
Berhubungan
dengan kelompok-kelompok kecil
f.
Berpidato
dan melakukan presentasi
g.
Menulis
surat, memo, disposisi, dan laporan
Agar ketrampilan
komunikasi dapat meningkat, hal yang harus dilakukan sebagai berikut:
a.
Menilai
diri pribadi secara jujur
b.
Meningkatkan
kemampuan komunikasi melalui latihan-latihan atau praktek-praktek
c.
Menentukan
setiap tujuan komunikasi secara jelas
MODUL 2
MENERIMA DAN MENYAMPAIKAN INFORMASI
A.
Teknik Berkomunikasi
1.
Teknik
berbicara dan bertanya efektif
Secara sederhana, teknik
berbicara dan bertanya efektif adalah sebagai berikut:
-
Memilih
pokok persoalan untuk dibicarakan
-
Berbicara
diiringi dengan bantuan gerak-gerik
-
Menyesuaikan
situasi dengan lawan bicara
-
Menghargai
dan menghormati lawan bicara dengan baik
-
Menanggapi
setiap reaksi, sran dan usul dari lawan bicara
a.
Prinsip
berbicara efektif
1)
Memberi
kesempatan kepada lawan bicara
2)
Menatap
bergantian secara sopan
3)
Berbicara
secara jelas, mengerti, dan jangan berbisik
4)
Menghayati
pokok-pokok pembicaraan yang akan disampaikan
b.
Prinsip
motivasi
Adalah
prinsip memberi dorongan untuk membangkitkan minat bicara terhadap seseorang,
kelompok, dan umum.
1)
Memberikan
dorongan
2)
Menokohkan
3)
Dorongan
ingin mengetahui
c.
Prinsip
perhatian
Hal-hal
yang dapat menarik perhatian:
1)
Hal-hal
yang aneh
2)
Lucu
3)
Sekonyong-konyong
terjadi
4)
Mencolok
(dominan)
5)
Sesuai
dengan kebutuhan
d.
Prinsip
keindraan
Berkaitan
dengan alat bantu:
1)
Over
Head Projector (OHP)
Adalah
proyektor yang dapat memantulkan tulisan atau gambar ke layar putih, terlebih
dahulu harus ditulis pada transparansi (lembaran yang berwarna bening). Tulisan
pada transparansi sebaiknya berupa:
a)
Ringkasan
dari uraian materi
b)
Bagan-bagan
c)
Grafik
d)
Gambar-gambar
e)
Definisi
2)
Film
3)
Tape
recorder
e.
Prinsip
pengertian
Dalam
prinsip ini hendaknya pembicara memperhatikan:
1)
Uraian
dari keseluruhan menuju bagian-bagian, lalu kembali keseluruhan
2)
Uraian
pembicaraan sistematis dan logis
3)
Membuat
ungkapan-ungkapan yang kongkret
-
Memberikan
memo teknik (cara untuk menghafal)
-
Memberikan
contoh
-
Memberikan
ilustrasi
-
Memberikan
suatu perbandingan
-
Memberikan
hal-hal yang berlawanan
f.
Prinsip
Ulangan
1)
Persiapan,
penyajian dan penutup pembicaraan
a)
Persiapan
(1)
Pengetahuan
(2)
Sistematika
(urutannya)
(3)
Tujuan
(4)
Tempat
dan waktu
b)
Penyajian
materi
(1)
Pendahuluan
(a)
Motivasi
yang menarik perhatian
(b)
Tujuan
(c)
Ruang
lingkup
(2)
Isi
pembicaraan
Adalah
mengenai pembahasan masing-masing acara yang telah disebutkan di dalam ruang
lingkup penyajian. Di dalam penyajian hendaknya:
(a)
Jelas
(b)
Menarik
(c)
Lancar
(d)
Tertuju
(e)
dipahami
c)
Penutup
pembicaraan
Memuat
tentang:
(1)
Ringkasan
materi yang dibahas
(2)
Memberikan
motivasi kembali kepada para pendengar/komunikan
(3)
Memberikan
harapan, saran-saran, ajakan dan sebagainya
2)
Sistematika
penyajian dan penutup pembicaraan
a)
Pendahuluan
pembicaraan
Hal-hal
yang harus dimuat dalam pendahuluan:
(1)
Motivasi
yang menarik
(2)
Mengutarakan
topik secara umum
(3)
Tujuan
(4)
Ruang
lingkup
b)
Isi
pembicaraan
Dalam
menyampaikan isi pembicaraan komunikator hendaknya:
(1)
Lancar
dan tidak ada gangguan
(2)
Menarik
perhatian pendengar
(3)
Uraian
harus jelas, mudah di tangkap, dimengerti dan dihayati
(4)
Uraian
harus mengesankan dan menggunakan alat peraga
(5)
Pembahasan
harus tertuju dan terarah pada tujuan
c)
Penutup
pembicaraan
Hal-hal
penting yang harus dikemukakan:
(1)
Ada
ringkasan
(2)
Ada
motivasi kembali
(3)
Ada
saran pembicara kepada pendengar
(4)
Ucapan
terima kasih dan minta maaf kepada para pendengar
3)
Alat
bantu dalam penyajian pembicaraan
Dalam
menggunakan alat peraga, seorang pembicara harus menyiapkan:
a)
Gambar-gambar
atau bagan-bagan yang ditulis pada karton manila
b)
Alat
peraga yang nyata atau alat peraga yang sebenarnya
c)
Alat-alat
peraga tiruan atau palsu
d)
Slide
projektor, film projektor, OHP dan sebagainya.
4)
Gaya
bahasa penyajian dalam berbicara
a)
Gerak-gerik
b)
Pakaian
c)
Sikap
jiwa
d)
Suawa
e)
Pandangan
mata
f)
Sikap
badan
2.
Teknik
membaca efektif
Manfaat membaca:
a.
Memperluas
wawasan, pengetahuan, dan pengalaman
b.
Mengetahui
nilai-nilai kehidupan, baik nilai spiritual maupun nilai material, dan
teknologi
c.
Lebi
cepat dapat menerima anjuran untuk mengubah pola tingkah laku atau dapat segera
menerima pembaruan
d.
Dapat
mengenal Tuhan secara dalam
e.
Mengembangkan
pola pikir
f.
Mengembangkan
kemampuan menulis dan berbicara
Cara membaca yang baik:
a.
Pusatkan
pikiran (konsentrasi pada bahan bacaan)
b.
Lampu
penerang berasal dari sebelah kiri dengan sorot cahaya yang cukup
c.
Bacalah
keseluruhan isi bacaan sambil menentukan inti atau pokok kalimat (siapkan alat
tulis dan kertas)
d.
Tulislah
hal-hal yang penting atau pokok kalimat
e.
Ulangi
lagi maksud bacaan jika maksud bacaan belum sepenuhnya dipahami
f.
Resapkan
isi bacaan
g.
Uraikan
isi bacaan berdasarkan pokok kalimat yang telah ditulis
Agar menjadi pembaca efektif,
ikuti cara membaca efektif berikut ini:
a.
Bahan
bacaan tidak ditunjukan dengan jari tangan
b.
Kepala
tidak ikut bergerak mengikuti bahan bacaan
c.
Membaca
tidak dengan berbisik-bisik atau bergumam
d.
Membaca
tidak menggerakan bibir
e.
Tidak
terus menerus mengulang isi pembicaraan
Proses membaca dapat
diikhtisarkan sebagai berikut:
a.
Memahami
judul bacaan
b.
Membaca
isi keseluruhan dari awal sampai akhir
c.
Dilanjutkan
dengan membaca tiap-tiap bab sambil mencatat bagian yang penting
d.
Memahami
isi topik secara mendalam
e.
Membuat
rangkuman supaya mudah mengingat isi bacaan
3.
Teknik
mendengarkan secara aktif
Jenis mendengarkan aktif
dan efektif, adalah sebagai berikut:
a.
Mendengarkan
secara evaluatif
b.
Mendengarkan
secara proyektif
Pendengar
berusaha memproyeksikan diri ke alam pikiran pembaca. Teknik mendengarkan
secara proyektif, sebagai berikut:
1)
Dengarkan
dengan penuh konsentrasi apa yang sedang dibicarakan
2)
Tangkap
pesan-pesan penting atau inti peimbicaraan
3)
Sebaiknya
terlebih dahulu mempersiapkan alat tulis menulis untuk mencatat inti
pembicaraan
4)
Bila
pembicaraan langsung tanpa menggunakan media, pendengar dapat langsung bertanya
kepada pembicara perihal isi pembicaraan yang tidak dipahami
4.
Teknik
menulis efektif
a.
Beberapa
penyebab tidak terorganisirnya komunikasi
1)
Bertele-tele
2)
Memasukan
bahan-bahan yang tidak relevan
3)
Menyajikan
ide-ide secara tidak logis
4)
Informasi
penting tidak terdapat dalam isi
b.
Beberapa
hal yang harus diperhatikan dalam menulis pesan atau informasi yang efektif
Hal-hal
yang harus diperhatikan:
1)
Subjek
dan tujuan harus jelas
2)
Semua
informasi atau pesan harus berhubungan dengan subjek dan tujuan
3)
Gagasan
harus dikelompokan dan disajikan dengan cara yang logis
4)
Semua
informasi yang penting harus sudah ada
5)
Bahasa
yang digunakan harus efektif (jelas, singkat dan sesuai situasi komunikasi),
mencakup:
a)
Pemilihan
kata yang tepat
b)
Penggunaan
kalimat efektif
B.
Penggunaan Bahasa
Verbal dan Nonverbal Yang Sesuai
1.
Komunikasi
Verbal
-
Verbal
berarti lisan dan komunikasi verbal berarti komunikasi lisan
-
Dalam
ilmu komunikasi, komunikasi verbal tidak hanya lisan, meliputi lisan dan
tulisan
-
Bahasa
diartikan sebagai lambang verbal
-
Jadi
, komunikasi verbal adalah komunikasi yang menggunakan lambang bahasa sebagai
media.
-
Komunikasi
verbal merupakan proses penyampaian pikiran oleh komunikator kepada komunikan
dengan menggunakan bahasa secara lisan maupun tulisan
Contoh komunikasi verbal:
a.
Menyampaikan
sesuatu atau pesan kepada seseorang disertai kata-kata lisan/tulisan
b.
Bertelepon
kepada keluarga, teman, sahabat, rekan kerja
c.
Berbincang-bincang
secara langsung
d.
Berdiskusi,
berpidato, membacakan puisi di depan kelas
e.
Berdiskusi,
rapat, meeting, dan seminar
f.
Membaca
surat kabar, majalah, jurnal
g.
Mendengarkan
radio, walkman
h.
Menonton
televisi
i.
Menggunakan
komputer, internet
Dalam kegiatan
sehari-hari orang-orang melakukan kegiatan komunikasi sebagai berikut:
a.
Mendengarkan:
45%
b.
Berbicara:
30%
c.
Membaca:
16%
d.
Menulis:
9%
2.
Komunikasi
Nonverbal
Beberapa pendapat ahli
mengenai komunikasi nonverbal:
a.
Mc.
Garry, komunikasi verbal terbagi dalam 3 kategori, yaitu komunikasi yang
diungkapkan melalui pakaian dan setiap kategori lainnya (the objeck language),
semua bentuk komunikasi yang digantikan dengan gerak (gesture) yang
disebutkannya sebagai bahasa sinyal (sign language), dan komunikasi dengan
tindakan atau gerakan tubuh (action language).
b.
Tubbs
dan Carter
Beberapa
contoh perilaku yang menunjukan komunikasi nonverbal berdasarkan kriteria di
atas, yaitu:
a.
Menitikkan
air mata sebagai tanda haru
b.
Menangis
sebagai tanda kecewa, sedih, kesal, saking marahnya
c.
Menggertakkan
geraham sebagai ungkapan rasa kesal yang ditahan
d.
Menghela
nafas dalam-dalam sebagai ungkapan rasa kesal yang ditahan
e.
Tersenyum,
berjabat tangan, melambaikan tangan sebagai rasa senang, simpati dan
penghargaan
f.
Membuang
muka sebagai rasa tidak senang terhadap seseorang
g.
Menggelengkan
kepala sebagai tanda tidak setuju
h.
Menganggukkan
kepala sebagai tanda setuju
i.
Mengenakan
baju warna hitam ketika ada orang yang meninggal
j.
Menggunakan
baju warna cerah ketika pesta
C.
Menerapkan Komunikasi
Secara Lisan
1.
Komunikasi
Kelompok
Dibagi menjadi 3 macam:
a.
Komunikasi
individu dengan kelompok
b.
Kelompok
dengan individu
c.
Kelompok
dengan kelompok
Secara
umumnya dapat dibagi menjadi 2 macam:
a.
Komunikasi
kelompok formal
Ciri-ciri:
1)
Dilakukan
dalam waktu dan tempat tertentu
2)
Ada
prosedur tertentu
3)
Objek
pembicaraanya tentang masalah organisasi
4)
Diwujudkan
dalam bentuk tertulis
5)
Ada
hierarki tertentu
b.
Komunikasi
kelompok nonformal
Ciri-ciri:
1)
Waktu
dan tempat tidak menentu
2)
Tidak
ada prosedur yang tentu
3)
Objek
pembicaraannya tidak mienentu
4)
Diwujudkan
dalam bentuk tertulis atau lisan
5)
Tidak
ada hierarki tertentu
2.
Diskusi
Adalah komunikasi
kelompok dalam bentuk pertukaran pendapat mengenai sesuatu persoalan atau
masalah dengan maksud untuk mendapatkan keterangan yang lebih lengkap.
Menurut KBBI, diskusi adalah
perundingan untuk bertukar pikiran (bahas membahas tentang suatu masalah)
Istilah-istilah lain
tentang rapat:
a.
Diskusi
panel adalah diskusi beregu atau diskusi kelompok untuk memperbincangkan
sesuatu masalah.
b.
Simposium
adalah kumpulan pendapat dari beberapa orang atas suatu permasalahan atau
persoalan
c.
Seminar,
adalah pertemuan untuk menyelidiki dan membahas sesuatu masalah di bawah
pimpinan guru besar atau seorang ahli.
3.
Rapat
a.
Pengertian
rapat
1)
Menurut
Kamus Administrasi Perkantoran karangan Drs. The Liang Gie, adalah pertemuan
antar anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau
menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
2)
Menurut
bahasa inggris, disebut meeting yaitu orang yang berkumpul untuk mencapai
tujuan tertentu
Kesimpulan, tujuan
diselenggarakannya rapat:
1)
Untuk
memberi informasi
2)
Melakukan
kerja sama
3)
Memecahkan
permasalahan
4)
Memenuhi
peraturan
b.
Jenis-jenis
rapat
1)
Rapat
penjelasan
Adalah
pertemuan yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat.
2)
Rapat
pemecahan masalah
Adalah
pertemuan yang bertujuan untuk mencari pemecahan terhadap suatu masalah
3)
Rapat
perundingan
Adalah
pertemuan yang diadakan karena ada dua atau lebih orang/organisasi yang
mempunyai kepentingan bersama, sebab apabila tidak diadakan perundingan dapat
menimbulkan perselisihan
c.
Syarat
rapat yang baik
Persiapan
rapat:
1)
Penetapan
tanggal, hari dan jam rapat
2)
Penetapan
tempat/untuk rapat
3)
Akomodasi
yang diperlukan
4)
Konsumsi
5)
Peralatan
yang membantu kelancaran rapat
Syarat rapat yang baik:
1)
Suasana
terbuka
2)
Partisipasi
penuh
3)
Bimbingan
dan kontrol
4)
Ada
argumentasi
5)
Pertanyaan
singkat
6)
Menghindari
klik kelompok
7)
Ada
kesimpulan
d.
Tipe-tipe
pimpinan rapat
1)
Otoriter:
mau menang sendiri, lebih banyak menggunakan kekerasan dan paksaan, memaksakan
pendapat, peserta rapat harus menyetujuinya
2)
Laissez:
memimpin rapat apa adanya tanpa pengendalian, keputusan diserahkan kepada
peserta
3)
Demokratis:
menjamin adanya lalu lintas komunikasi secara dua arah, peserta diberi
kesempatan dalam mengemukakan usul, pendapat dan saran.
e.
Tipe-tipe
peserta rapat
1)
Tipe
pemersatu
Adalah
peserta rapat yang senantiasa mengusahakan adanya persatuan apabila terjadi
bentrokan-bentrokan yang mengarah pada perpecahan.
2)
Tipe
penyerang
Adalah
peserta rapat yang gemar menyerang. Menyerang bagi tipe ini merupakan
kegemaran.
3)
Tipe
inisiatif
Peserta
rapat yang senantiasa mengambil prakarsa di dalam suatu pembahasan pada
saat-saat rapat berlangsung kurang lancar
4)
Tipe
perantara
Adalah
peserta rapat yang selalu mengusahakan untuk memperjelas pendapat-pendapat
peserta lainnya yang kurang jelas.
5)
Tipe
pemberi informasi
Adalah
peserta rapat yang kaya pengetahuannya akan informasi-informasi, sehingga ia
dapat menyumbangkan data-data yang sangat berguna untuk memecahkan masalah.
6)
Tipe
pendengar
Adalah
peserta rapat yang kurang aktif. Hanya bisa menjadi pendengar.
7)
Tipe
pemberi semangat
Peserta
rapat yang suka memberi doronga semangat di dalam menyelesaikan tugas yang
dirapatkan.
f.
Fungsi
peserta rapat
1)
Sebagai
penyumbang pendapat
2)
Penyumbang
data
3)
Perumus
kesimpulan
4)
Penerima
hasil keputusan
5)
Pembantu
pimpinan
g.
Pengendalian
rapat
1)
Pengendalian
bebas terbatas
2)
Pengendalian
secara ketat
3)
Pengendalian
rapat dengan kombinasi
h.
Teknik
bertanya dalam rapat
Teknik
bertanya yang mengandung nilai seni antara lain:
1)
Harus
ada persiapan yang mantap
2)
Harus
ada penyusunan materi yang akan ditanyakan
3)
Gaya
pada waktu bertanya harus menarik dan tidak monoton
4)
Meyakinkan
di dalam bertanya
5)
Harus
dapat menggunakan rumusan pola mengingat
Teknik bertanya ada 4
macam:
1)
Pertanyaan
langsung
2)
Pertanyaan
umum
3)
Pertanyaan
mengembalikan
4)
Pertanyaan
yang dioperkan
i.
Pelaksanaan
rapat
1)
Pembukaan
rapat
MC,
membuka rapat biasanya dengan membacakan:
a)
Acara
rapat
b)
Tata
tertib rapat
c)
Motivasi
d)
Pengenalan
masalah yang akan dibahas
e)
Tujuan
diadakan rapat
f)
Tanggapan-tanggapan
atau saran
g)
Lain-lain
2)
Pembagian
tugas
a)
Penunjukan
anggota kelompok yang akan dibahas
b)
Penunjukan
kelompok pengendali (steering committee)
c)
Penunjukan
tim perumus (kelompok)
3)
Rapat
kelompok
Kegiatan
di dalam rapat kelompok meliputi:
a)
Penganalisisan
masalah oleh ketua kelompok
b)
Alternatif
pemecahan masalah
c)
Pembahasan
konsep
d)
Pemilihan
ide terbaik
e)
Perumusan
oleh tim perumus
4)
Rapat
pleno
Kegiatan
dalam rapat pleno:
a)
Penyajian
hasil karya (perumusan) masing-masing kelompok yang ditanggapi oleh kelompok
lainnya
b)
Kelompok
yang menyajikan akan menanggapi atau mempertahankan
c)
Bila
mana perlu diadakan perubahan-perubahan
5)
Perumusan
Setelah
pleno selesai, kelompok perumus merumuskan hasil rapat menjadi:
a)
Perumusan
sistematis dan logis
b)
Perumusan
kalimat-kalimat dengan bahasa yang baik dan benar
c)
Perumusan
redaksional, yaitu tata tulis dan penyajian yang betul
6)
Penyelesaian
Setelah
hasil rapat diolah, selanjutnya diserahkan kepada sekretaris untuk diproses.
Penyelesaian tahap akhir, meliputi:
a)
Pengetikan
naskah
b)
Reproduksi
naskah
c)
Penyebaran
naskah yang telah direproduksi kepada orang-orang yang berhak atau yang
dianggap perlu membaca naskah rapat tersebut.
j.
Penyelenggaraan
rapat
Masalah
yang harus diperhatikan dalam rapat:
1)
Undangan
rapat
Isi
undangan:
a)
Hari,
tanggal dan jam
b)
Tempat
rapat
c)
Bahan
(materi) yang akan dibahas dalam rapat
d)
Bila
perlu, dicantumkan bahan-bahan referensi yang harus dibaca
2)
Persiapan
ruangan rapat
Jenis-jenis
tata ruang rapat:
Otoriter:
Tata
ruang berbentuk setengah lingkaran, huruf U, huruf V, setengah lingkaran bersaf
dan bentuk bersaf
Demokratis:
Bentuk
lingkaran (meja bundar), segi empat memanjang
3)
Alat-alat
tulis
a)
Map
dengan perlengkapannya, yang berisi kertas kosong, jadwal rapat, foto kopi
surat-surat keputusan, buku referensi dan sebagainya
b)
Pensil,
ballpoint, penghapus dan sebagainya
c)
Laptop,
karbon, kertas stensil, HVS, tinta stensil, dan sebagainya.
4)
Akomodasi
5)
Kesehatan
6)
Minuman
dan makanan kecil
Pelayanan
dan penyajian sebaiknya:
a)
Tidak
mengganggu jalannya rapat
b)
Memperhatikan
menu, kesehatan dan kebersihan
D.
Menerapkan Ketrampilan
Berkomunikasi Secara Tertulis
1.
Surat
Adalah media komunikasi
visual dalam bentuk tulisan yang dipergunakan dalam komunikasi melalui surat,
mempunyai sasaran tunggal, dengan tujuan mempengaruhi sikap komunikasi terhadap
pesan-pesan yang disampaikan oleh komunikator.
Pedoman dalam melakukan
surat menyurat:
a.
Harus
menggunakan kaidah bahasa resmi
b.
Harus
melaksanakan penetapan bentuk surat yang resmi
c.
Harus
berdasarkan teknik di dalam pengetikannya
d.
Harus
memilih alat tulis menulis yang baik
Bahasa surat memegang
peranan menentukan dalam komunikasi
Bahasa surat adalah
bahasa yang digunakan dalam menulis surat yang berintikan pokok-pokok pikiran
yang tertuang dalam isi surat agar si penerima surat memperoleh tanggapan yang
positif.
Cara menulis surat yang
baik:
a.
Keinginan
pembaca diutamakan
b.
Kalimatnya
sederhana
c.
Nada
bahasanya tepat
d.
Harus
merumuskan isi surat
e.
Harus
mengutarakan isi pokok surat dengan jelas
f.
Dapat
mengatur alinea
g.
Sedapat
mungkin menghindari kesalahan
Hal-hal yang perlu
diperhatikan dalam membuat surat:
a.
Penetapan
tujuan
b.
Sesuaikan
dengan pandangan si penerima surat
c.
Penyusunan
isi surat
1)
Tetapkan
dulu maksudnya
2)
Tetapkan
urutan-urutan dari hal-hal yang dimaksud di dalam surat
3)
Selesaikan
satu persatu kasus-kasusnya secara teratur dan masuk akal (logis) dengan
kata-kata yang mudah di mengerti
4)
Hindarilah
penggunaan singkatan-singkatan yang tidak lazim digunakan
5)
Perhatikan
bentuk surat
6)
Perhatikan
penggunaan tanda baca pada bagian-bagian surat dan kalimat
2.
Telegram
Telegram berasal dari
bahasa yunani, tele artinya jauh dan grama artinya tulisan. Jadi telegram
adalah tulisan yang disampaikan kepada seseorang untuk memberikan pesan/message
dari jarak jauh.
3.
Buku
Adalah lembaran-lembaran
kertas, jumlah halaman yang berisi tulisan, gambar, grafik, tabel, dan
sejenisnya yang dijilid untuk dibaca.
Ciri-ciri buku:
a.
Penerbitnya:
badan usaha atau lembaga resmi
b.
Jangka
terbitnya: tidak menentu
c.
Bentuknya:
lembaran yang terjilid
d.
Sifat
isinya: tulisan, gambar, grafik dan sejenisnya
e.
Sasarannya:
masyarakat umum
4.
Laporan
Adalah suatu keterangan
tertulis yang disampaikan oleh seseorang kepada atasannya atau sebuah
panitia/tim kepada yang membentuknya, yang merupakan akibat dari pelaksanaan
pekerjaannya. Pengertian laporan menurut ahli:
a.
Prof.
Dr. Prayudi Atmosudirjo, adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan
data dan informasi
b.
J.
C Denyer, report is means of communication in which the writers sets down some
conclution or recommendation from facts or circumstances which have investigated
(laporan adalah suatu alat komunikasi tempat penulis membuat beberapa
kesimpulan atau keadaan yang telah diselidiki).
Dari dua pendapat di atas
dapat disimpulkan bahwa laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari
seseorang atau sekelompok orang untuk melaporkan kepada atasannya.
a.
Fungsi
laporan
Fungsi
laporan:
1)
Alat
untuk menyampaikan informasi
2)
Pertanggungjawaban
dari atasan kepada bawahan
3)
Bahan
pengambilan keputusan
4)
Alat
untuk membina kerja sama
5)
Alat
untuk memperluas ide untuk tukar menukar pengalaman
Syarat-syarat laporan
yang baik:
1)
Objektif
(memakai kriteria umum)
2)
Jelas
dan cermat (bahasa jelas sehingga semua orang menafsirkan sama)
3)
Langsung
mengena sasaran
4)
Keterangan
yang dimuat harus lengkap
5)
Harus
tegas dan konsisten
6)
Tepat
waktu dalam pendistribusian dan penerimaan
7)
Mudah
diikuti (sistematis)
b.
Jenis
laporan
1)
Ditinjau
dari segi isi dan maksudnya
a)
Laporan
informatif, yaitu laporan sebagaimana adanya atau sesuai dengan kenyataan
b)
Laporan
rekomendasi, yaitu laporan yang berisi penilaian sekilas tanpa analisis
mendalam
c)
Laporan
analisis, yaitu laporan yang berupa sumbangan pikiran, pendapat dan saran yang
isinya matang dan mendalam
d)
Laporan
pertanggungjawaban, yaitu berupa pembuatan laporan pertanggungjawaban. Dapat
dikerjakan dengan berpedoman pada dua hal:
(1)
Kalau
proyeknya sudah berakhir atau rampung
(2)
Jika
pekerjaan bertahap (laporan kemajuan/progress report)
e)
Laporan
kelayakan, yaitu laporan untuk menentukan mana yang terbaik, setelah
menganalisis sesuatu atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang
bersifat pilihan, layak atau tidak
2)
Ditinjau
dari segi bentuknya
a)
Laporan
berbentuk memo, yaitu laporan yang digunakan untuk keperluan intern
organisasi/kantor dan hanya memuat pokok-pokoknya (isi laporan pendek)
b)
Laporan
berbentuk surat, yaitu laporan yang dibuat berbentuk surat biasa, isinya
kira-kira satu sampai tiga, paling banyak lima halaman
c)
Laporan
berbentuk naskah
3)
Ditinjau
dari sifatnya
a)
Laporan
biasa
b)
Laporan
penting (rahasia)
4)
Ditinjau
dari segi penyampaiannya
a)
Laporan
lisan
b)
Laporan
tulisan
c)
Laporan
visual
5)
Dari
segi waktu dan periodisasi
a)
Laporan
rutin (harian), tahunan
b)
Laporan
berkala, mingguan, bulanan
c.
Pengumpulan
data
1)
Observasi
2)
Angket
3)
Wawancara
4)
Lokasi
Tata cara penulisan
laporan:
a)
Menentukan
perihal atau subjek
b)
Mengumpulkan
data dan fakta
c)
Mengurutkan/mengklasifikasikan
data
d)
Mengevaluasi
dan mengolah data
e)
Membuat
kerangka laporan
d.
Penyusunan
garis besar laporan
Kerangka
(lay out) laporan dapat diikhtisarkan sebagai berikut:
1)
Deskripsi
keadaan aktual
a)
Tujuan
b)
Latar
belakang
c)
Landasan
yang yuridis
d)
Data
statistik
2)
Analisis
objek yang dilaporkan, meliputi:
a.
Pendekatan
b.
Asas-asas
c.
Teknik
dan model matematik
d.
Inventarisasi,
klasifikasi, tabulasi dan evaluasi data
e.
Penemuan
sebab-sebab
f.
Mencari
jalan keluar
3)
Saran
Hal-hal
yang harus diperhatikan dalam pembuatan saran:
a)
Penentuan
pemecahan masalah
b)
Pengarahan
implementasi (penerapan aplikasi)
c)
Kesimpulan
d)
penutup
4)
ringkasan
e.
penyusunan
konsep
f.
pengetikan
laporan
g.
penjilidan
laporan
hal-hal
yang harus diperhatikan agar penjilidan laporan baik:
1)
jenis
kover/sampul laporan yang akan digunakan
2)
manila
karton
3)
banyaknya
lembaran laporan yang akan dijilid
4)
jenis
kertas yang akan digunakan sebagai pembatas antar bab
5)
jenis
penjilidan disesuaikan dengan tebal tipisnya laporan
5.
Negosiasi
dan Pembuatan Kontrak
Negosiasi adalah
perundingan antara dua belah pihak atau lebih dalam melakukan suatu transaksi
untuk mencapai suatu kesepakatan yang disetujui bersama.
Cara bernegosiasi:
a.
Sebelum
bernegosiasi kedua pihak melakukan kontak baik langsung maupun tidak
b.
Kedua
belah pihak mengetahui pasti apa yang dinegosiasikan
c.
Kedua
pihak harus dapat berdiplomasi
d.
Negosiasi
dilakukan atas dasar kepercayaan
e.
Hasil
dari kesepakatan ditulis secara rinci
f.
Setelah
ada kesepakatan dibuat surat perjanjian untuk melakukan transaksi pembuat
kontrak/perjanjian
Contoh surat perjanjian:
a.
Surat
perjanjian kerja
b.
Surat
perjanjian sewa menyewa
c.
Surat
perjanjian pinjam uang
d.
Surat
perjanjian jual beli
e.
Surat
perjanjian borongan
a.
Arti
surat perjanjian
Adalah
surat yang berisikan pernyataan seseorang atau lebih yang saling mengikat
dirinya dengan orang lain untuk melakukan suatu perbuatan hukum.
b.
Syarat-syarat
perjanjian
1)
Adanya
kesepakatan dari para pihak
2)
Kecakapan/kemampuan
mengadakan perjanjian
3)
Adanya
objek tertentu
4)
Suatu
sebab yang halal
c.
Macam-macam
surat perjanjian
Perjanjian
dapat dibedakan menjadi dua macam: perjanjian dua pihak (timbal balik) dan
perjanjian sepihak. Dikatakan dua pihak apabila perjanjian itu menimbulkan
kewajiban bagi kedua belah pihak yang mengadakannya. Contoh: perjanjian jual
beli, sewa menyewa dan tukar menukar. Dikatakan perjanjian sepihak apabila
hanya menimbulkan kewajiban pada salah satu pihak. Contoh: hibah ( A
menghibahkan kepada B sebuah rumah) maka B dalam hal ini terjadi perikatan
(hubungan hukum) antara A dan B.
d.
Tata
cara penulisan surat perjanjian
1)
Judul
perjanjian
2)
Nama-nama
pihak yang mengadakan perjanjian
3)
Pernyataan
kesepakatan
4)
Isi
perjanjian
5)
Saat
dan jangka waktu berlakunya
6)
Domisili/tempat
7)
Penyelesaian
perselisihan
8)
Klausa
penutup
e.
Bagian
surat
1)
Awal
(permulaan perjanjian)
2)
Isi
perjanjian
3)
Akhir
perjanjian
f.
Surat
perjanjian sewa menyewa
1)
Pengertian
Adalah
suatu surat yang berisikan perjanjian pihak yang satu (yang menyewakan)
mengikatkan dirinya untuk memberikan kepada pihak yang lainnnya (penyewa)
memanfaatkan/menggunakan barang selama waktu tertentu dan dengan pembayaran
harga atau uang sewa oleh penyewa.
2)
Isi
dan susunan surat perjanjian sewamenyewa
a)
Objek
atau barang yang disewakan
b)
Tujuan
penggunaan objek yang disewakan
c)
Harga
sewa yang disetujui
d)
Kewajiban
memelihara objek yang dipersewakan
e)
Larangan
mengadakan perubahan atas pemindahan hak kepada pihak ketiga
f)
Pengembalian
objek yang disewakan
3)
Menyusun
dan menggunakan surat perjanjian sewamenyewa sesuai dengan fungsinya
Hal-hal
yang perlu diperhatikan oleh penyewa dan yang menyewakan:
a)
Penyewa
mengadakan penelitian objek yang akan disewa
b)
Yang
menyewakan harus meneliti tujuan penggunaan objek yang disewakan
c)
Mengadakan
pembicaraan untuk saling mengajukan syarat-syarat yang dikehendaki kedua belah
pihak
d)
Dalam
mengemukakan hak dan kewajiban, masing-masing pihak tidak boleh saling
memaksakan kehendak
e)
Kedua
belah pihak mengadakan kesepakatan yang saling menguntungkan
f)
Memilih
atau menentukan saksi-saksi atau notaris yang disetujui bersama
6.
Perjanjian
Pemasaran
Adalah kesepakatan
bersama antara orang-orang pemasaran untuk saling menghormati wilayah pemasaran
masing-masing dan hanya memasarkan produk sesuai dengan wilayah yang telah
ditentukan.
Perjanjian pemasaran
dibuat untuk:
a.
Memasarkan
produk yang sama, wilayah tempat pemasaran yang beda
b.
Memasarkan
produk yang berbeda (dalam perusahaan yang sama), wilayah pemasaran sama dengan
salesman atau salesgirl perusahaan
Isi surat perjanjian
secara umum meliputi:
a.
Judul
perjanjian
b.
Nama-nama
pihak yang mengadakan perjanjian
c.
Pernyataan
kesepakatan
d.
Isi
perjanjian
e.
Saat
dan jangka waktu berlalu
f.
Tempat
kedudukan menurut hukum
g.
Penyelesaian
perselisihan
h.
Bagian
penutup
7.
Tulisan
didraf dan disampaikan untuk mendapatkan persetujuan, sesuai dengan batas waktu
Menurut KBBI, draf adalah
rancangan atau konsep (surat dan sebagainya); buram.
Agar tulisan di draf
mendapat persetujua dari atasan, maka harus diperhatikan bagaimana menulis
draf. Tata cara menulis draf:
a.
Menuliskan
tema, judul permasalahan (bagian pendahuluan)
b.
Latar
belakang permasalahan
c.
Tujuan
permasalahan
d.
Rencana
kerja yang terdiri atas jenis kegiatan kerja dan cara pelaksanaan kerja
e.
Tempat
pelaksanaan kerja
E.
Berkomunikasi dengan
Penyelia (Pengawas atau Pimpinan dan Macam Macam Rekan Kerja)
1.
Arti
penting etika dalam berkomunikasi
Etika memuat
aturan-aturan, sopan santun, nilai-nilai dan norma-norma, serta ukuran-ukuran
mengenai perilaku manusia. Etika merupakan syarat mutlak dalam hubungan antar
pegawai. Komunikasi dikatakan berhasil apabila tujuan komunikasi yang
diinginkan komunikator mendapat tanggapan yang positif dari komunikan.
Syarat mutlak dalam
hubungan kantor harus mempunyai;
a.
Kesusilaan
atau budi pekerti yang baik
b.
Kesopanan
dalam segala segi kehidupan dan tindakannya
2.
Komunikasi
antar personal kantor
Seorang manajer dapat
berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor, baik secara
horizontal, vertikal, maupun diagonal. Pengurusan informasi, yakni penyampaian
dan penerimaan berita, akan berjalan dengan baik apabila dalam kantor tersebut
terdapat komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif menciptakan iklim
kerja kantor yang sehat dan terbuka
3.
Arti
penting komunikasi kantor
Arti penting komunikasi
kantor dapat dilihat dalam hal-hal berikut:
a.
Menimbulkan
rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara:
1)
Bawahan
dengan atasan
2)
Bawahan
dengan bawahan
3)
Atasan
dengan atasan
4)
Pegawai
dengan kantor atau instansi yang bersangkutan
b.
Meningkatkan
kegairahan bekerja para pegawai
c.
Meningkatkan
moral dan disiplin yang tinggi para pegawai
d.
Semua
jajaran pimpinan dapat mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya,
sehingga akan terjadi pengendalian operasional yang efisien
e.
Semua
pegawai dapat mengetahui kebijaksanaan,peraturan dan ketentuan yang telah
ditentukan oleh pimpinan
f.
Semua
informasi, keterangan, dan berita yang dibutuhkan para pegawai dapat dengan
cepat diperoleh
g.
Meningkatkan
rasa tanggung jawab terhadap semua pegawai
h.
Menimbulkan
sikap saling menghargai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing
i.
Meningkatkan
kerja sama (team work) diantara para pegawai
j.
Suatu
cara untuk memperoleh keterangan yang diperlukan
k.
Untuk
menjelaskan persepsi-persepsi atau penglihatan-penglihatan dan hal-hal yang
diharapkan
l.
Mendorong
manusia ke arah berpikir kreatif
m.
Cara
untuk memenuhi keingintahuan manusia
n.
Merupakan
pekerjaan kantor baik formal maupun informal
o.
Alat
utama bagi anggota organisasi
p.
Penting
bagi pengambilan keputusan
4.
Pelaksanaan
komunikasi kantor
a.
Komunikasi
vertikal/tegak lurus adalah proses penyampaian berita berlangsung dari pihak
pimpinan kepada bawahannya, begitu pula sebaliknya
b.
Komunikasi
horisontal/mendatar adalah jalinan hubungan antarkaryawan yang masing-masing
sama tingkat kedudukannya di dalam satu kesatuan organisasi.
c.
Komunikasi
diagonal adalah jalinan komunikasi antarpegawai pada tingkatan yang berbeda dan
tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lainnya.
Komunikasi yang baik akan
berpengaruh terhadap kelancaran kerja sama di dalam organisasi yang
bersangkutan, terutama pada:
a.
Kecepatan
kerja
b.
Kecermatan
kerja
c.
Semangat
kerja sama
d.
Kemampuan
bertukar pikiran/pekerjaan
e.
Kemungkinan
tumbuhnya pemimpin
F.
Identifikasi Prosedur
dan Format Relevan dalam Komunikasoi Bisnis
Menurut KBBI,
identifikasi adalah tanda kenal diri; penentu/penetapan identitas seseorang;
benda; dan sebagainya
Prosedur adalah tahap
kegiatan untuk menyelesaika suatu aktivitas; metode langkah demi langkah secara
pasti dalam memecahkan suatu problem. Jadi identifikasi prosedur ialah
menetapkan langkah demi langkah secara pasti dalam dalam memecahkan suatu
problem serta mencari bentuk dan ukuran yang sesuai dengan keadaan.
Agar dapat
mengidentifikasi prosedur dan menentukan format yang relevan dalam komunikasi
bisnis, langkah-langkah kerja yang harus diperhatikan antara lain;
1.
Pemahaman
pengertian
2.
Memahami
proses menyusun perencanaan pesan-pesan bisnis
Penyusunan pesan-pesan
bisnis dapat dibagi menjadi tiga tahap:
a.
Perencanaan
b.
Komposisi
c.
revisi
3.
Menentukan
tujuan
Secara umum ada tiga
tujuan komunikasi bisnis:
a.
Memberi
informasi
b.
Persuasi
(persuating)
c.
Kolaborasi
(collaborating) dengan komunikan
4.
Menganalisis
komunikan
Komunikan harus
dianalisis; siapa mereka, bagaimana mereka dan apa yang ingin mereka ketahui?
a.
Cara
mengembangkan keadaan komunikan, yaitu:
1)
Berapa
jumlah dan bagaimana komunikan?
2)
Siapa
komunikan?
3)
Bagaimana
reaksi komunikan?
4)
Bagaimana
tingkat pemahaman komunikan?
5)
Bagaimana
hubungan komunikator dengan komunikan?
b.
Cara
memuaskan kebutuhan akan informasi komunikan yaitu:
1)
Carilah
apa yang diinginkan komunikan
2)
Persiapkan
diri terhadap kemungkinan adanya pertanyaan yang tak terduga atau tak terungkap
3)
Sampaikan
semua informasi yang diperlukan
4)
Yakinkan
bahwa informasinya akurat
5)
Tentukan
ide-ide yang paling menarik bagi komunikan
5.
Menentukan
ide pokok
Topik merupakan subjek
(pokok) pesan yang luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu
topik (bagian dari topik) yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut
sehingga dapat diterima oleh komunikan.
6.
Menentukan
atau memilih saluran dan media komunikasi
Pemilihan media
komunikasi harus relevan dengan pesan yang akan disampaikan. Apakah menggunakan
surat, laporan, media pidato atau presentasi.
MODUL 3
MEMILIH MEDIA KOMUNIKASI
A.
Pengertian Media
Komunikasi dan Fungsinya
Media
komunikasi adalah media yang dipakai dalam proses komunikasi untuk mencapai
suatu tujuan.
Fungsi
media komunikasi:
1.
Mempermudah
penyampaian pesan/berita/warta/informasi
2.
Sebagai
alat untuk membangkitkan motivasi
3.
Mengefektifkan
proses penyampaian pesan/berita/warta/informasi
4.
Sebagai
alat untuk membangkitkan daya tarik pesan/berita/warta/informasi
5.
Mempermudah
penyampaian informasi/berita/pesan dari komunikator
6.
Mempersingkat
waktu dalam penyampaian pesan/berita/warta/informasi
7.
Mengkongkretkan
isi berita yabng sifatnya abstrak
8.
Memperjelas
isi informasi yang disampaikan komunikator
B.
Jenis-Jenis Media
Komunikasi
1.
Berdasarkan
cara penggunaan atau sifatnya
a.
Audial
(pendengaran): radio, tape recorder, telepon, dll
b.
Visual
(penglihatan): surat, poster, OHP, dll
c.
Audio
– visual (pendengaran dan penglihatan): TV, Video, film, sinetron, dll
2.
Berdasarkan
sasarannya
a.
Nirmassa
(sasaran tunggal): telepon, surat, telegrapf, brosur, plakat, dll
b.
Massa:
radio, televisi, film, surat kabar, majalah, dll
3.
Berdasarkan
jenis-jenis media komunikasi yang digunakan sehari-hari
a.
Surat
pribadi (visual)
b.
Telepon
(audial)
c.
Pertemuan
(audio-visual)
Media
komunikasi audio-visual dalam komunikasi kelompok yang bersifat langsung.
d.
Wawancara
(audio-visual)
Berlangsung
dengan tatap muka dua arah. Banyak dipakai dalam komunikasi vertikal.
e.
Kunjungan
Adalah
jenis media komunikasi audio-visual dalam kelompok yang bersifat informal dan
dilakukan oleh organisasi.
f.
Multimedia
Telekonferensi
adalah konferensi yang diselenggarakan secara berjauhan dengan menggunakan alat
multimedia.
C.
Keuntungan dan
Kelemahan Penggunaan Media Komunikasi
1.
Media
audio (pendengaran)
a.
Keuntungan:
-
Alatnya
sangat sederhana
-
Mudah
dibuat dan dipergunakan
-
Harganya
relatif murah
-
Dapat
membangkitkan fantasi pendengarnya
b.
Kelemahan:
-
Sulit
dikontrol
-
Kualitas
suara cenderung menurun
-
Apabila
ada kesalahan, harus membuat naskah yang baru
-
Tidak
dapat diperkenalkan hal-hal yang visual
2.
Media
visual
a.
Keuntungan:
-
Menghemat
tenaga
-
Menghemat
waktu
-
Pembuatan
dan penggunaanya lebih mudah
-
Biaya
pembuatannya relatif murah
-
Informasi
yang disampaikan lebih jelas
b.
Kelemahan:
-
Biasanya
menimbulkan rasa bosan
-
Menimbulkan
gangguan-gangguan yang tidak diinginkan
-
Perlu
waktu yang cukup lama guna menafsirkan pengertiannya
3.
Media
audio visual
a.
Keuntungan:
-
Tidak
membosankan
-
Informasi
lebih jelas dan cepat dimengerti
-
Informasi
dapat diterima sesuai dengan kenyataan
-
Hasilnya
dapat dimengerti yang sebenarnya
b.
Kelemahan:
-
Kejelasan
suaranya kadang-kadang kurang
-
Memakan
tempat yang luas
-
Biayanya
relatif mahal
-
Perlu
waktu di dalam persiapan
MODUL 4
MELAKUKAN KOMUNIKASI MELALUI TELEPON
A.
Etika Bertelepon
Yang
harus diperhatikan secara umum:
1.
Mengangkat
dengan segera bila telepon berdering
2.
Memperkenalkan
terlebih dahulu bila menerima atau menghubungi seseorang melalui telepon
3.
Menggunakan
bahasa yang formal, baik, sopan dan tepat
4.
Menyapa
penelepon dengan sebutan Ibu atau Bapak
5.
Berbicara
dengan jelas, ramah dan menyenangkan
6.
Bertanya
dengan bijaksana
7.
Mencatat
pesan atau pembicaraan
8.
Mengucapkan
terima kasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan
9.
Meletakan
gagang telepon dengan pelan
Yang harus diperhatikan
secara khusus:
1.
Menggunakan
bahasa resmi, terutama kepada yang belum akrab atau belum mengetahui identitas
orang yang berbicara di telepon
2.
Tidak
berbicara dengan orang lain ketika sedang berbicara di telepon
3.
Tidak
berbicara sambil makan
4.
Berbicara
tidak terlalu banyak basa-basi
5.
Tidak
berbicara dengan nada kasar
6.
Janganlah
berbicara dengan nada memerintah
7.
Jangan
biarkan penelepon menunggu terlalu lama
8.
Tidak
mentransfer berkali-kali, apalagi ditransfer ke alamat yang keliru
9.
Nada
dan intonasi tidak terkesan malas atau tidak ramah
10. Sampaikanlah pesan kepada
orang yang dituju penelepon
B.
Cara Menangani Telepon
1.
Respon
untuk panggilan telepon atau menerima telepon (incoming calls)
a.
Hal
umum dalam menerima telepon
1)
Angkat
sesegera mungkin
2)
Telepon
yang berasal dari saluran langsung, tidak melalui operator, berbeda
penanganannya dengan telepon yang berasal dari saluran tak langsung
3)
Gunakan
bahasa resmi
4)
Apabila
orang yang dikehendaki si penelepon berada di tempat, secepatnya dihubungkan
kepada yang dituju
5)
Apabila
telepon salah sambung, jelaskan dengan ramah
6)
Bila
penelepon akan menghubungi pimpinan, maka ada hal yang harus diperhatikan.
Tanyakan dulu identitas penelepon
7)
Bersikap
sopan, ramah, hangat dan akrab
b.
Hal
khusus dalam menerima telepon
1)
Angkat
gagang telepon dengan tangan kiri
2)
Menyampaikan
salam
3)
Menyebutkan
identitas diri, kantor atau perusahaan
4)
Mencatat
hal-hal yang penting dalam lembar pesan telepon
5)
Bila
penelepon kurang jelas, jangan menyebut kata-kata yang kurang sopan
6)
Jika
penelepon belum memberitahukan identitasnya, mintalah agar penelepon
menyebutkan identitasnya
7)
Usahakanlah
menerima telepon dengan semangat
8)
Jika
penelepon tidak ramah, tanganilah dengan cara profesional
9)
Mendengarkan
dengan seksama apa yang diinginkan penelepon
10)
Menjawab
setiap pertanyaan dengan jelas
11)
Menyebut
nama penelepon dengan tepat
c.
Sikap
dan pelayanan khusus dalam menerima telepon (7C)
1)
Caring
Memerhatikan,
mendengarkan, dan mencatat masalah konsumen atau penelepon
2)
Commited
Merasa
terikat dengan organisasi, tidak melemparkan permasalahan kepada orang lain
dengan alasan bukan tugas atau urusan atau masalah pribadi
3)
Confident
Penuh
keyakinan dalam mengatasi masalah. Penerima telepon tidak boleh merendahkan
diri sendiri
4)
Considerate
Bersahabat,
menolong, dan mengerti emosi penelepon
5)
Controlled
Tidak
terbawa emosi pada saat penelepon mengungkapkan kekecewaan (marah). Tetap
bersikap untuk selalu membantu dalam mengatasi masalah penelepon.
6)
Creative
Mampu
menemukan cara-cara yang baik dalam menerima telepon
7)
Contagious
Bersikap
gembira, antusias, sejuk dan damai kepada penelepon.
Phonogenic adalah suara
yang baik dalam bertelepon atau menerima telepon, yaitu suara yang memberikan
kesan santun, bersahabat dan penuh perhatian.
Kriteria berbicara di
telepon yang menyenangkan:
1)
Berbicara
dengan kecepatan yang normal
2)
Berbicara
seakan-akan berada di hadapan penelepon
3)
Berbicara
dengan nada yang tidak tinggi dan keras
4)
Berbicara
dengan nada yang santun, ramah dan rasa ingin membantu penelepon
d.
Peralatan
dalam menerima telepon
1)
Pesawat
telepon
2)
Kalender
meja
3)
Jam
dindings
4)
Alat
tulis, seperti pensil dan ballpoint
5)
Lembar
pesan telepon
6)
Daftar
nomor telepon ekstensi internal
7)
Buku
daftar telepon masuk
e.
Mentransfer
sambungan telepon
1)
Beritahu
penelepon agar menunggu proses penyambungan
2)
Beritahu
orang yang dimaksud bahwa ada orang yang ingin bicara melalui telepon
3)
Mintalah
ijin apakah telepon dapat diteruskan sambil memberitahukan masalah yang akan
dibicarakan
4)
Jika
yang dituju bersedia menerima telepon, persilahkan penelepon untuk segera
bicara
5)
Jika
saluran tersebut sedang dipakai, segera informasikan kepada penelepon. Tawarkan
bantuan yang dapat diberikan
2.
Melakukan
Panggilan Telepon atau Menelepon
a.
Persiapan
menelepon
1)
Siapkan
nomor telepon yang hendak dituju
2)
Siapkan
peralatan menulis berupa kertas dan ballpoint
3)
Catatlah
hal-hal pokok yang akan disampaikan
b.
Pelaksanaan
menelepon
1)
Menekan
nomor telepon yang dituju
2)
Bila
ada kesalahan menelepon, segera minta maaf
3)
Bila
tersambung, segera memberi salam dan menyebutkan identitas diri
4)
Mengemukakan
maksud dan tujuan menelepon
5)
Mencatat
hal-hal penting
6)
Mengakhiri
pembicaraan dengan ucapan terima kasih
7)
Meletakkan
gagang telepon dengan pelan
c.
Menghubungkan
penelepon untuk pimpinan
1)
Cara
menelepon orang yang kedudukannya lebih tinggi dari pimpinan
a)
Putar
atau tekan nomor yang dituju
b)
Bila
terdengar telepon telah diangkat, ucapkan salam
c)
Pastikan
bahwa nomor yang dituju tepat
d)
Menyampaikan
identitas diri
e)
Kemukakan
bahwa pimpinan ingin berbicara dengan orang yang dimaksud
f)
Pastikan
bahwa orang yang menerima telepon bersedia menyambungkan dengan orang yang
dituju pimpinan
g)
Segera
sambungkan pimpinan dengan orang yang dimaksud pimpinan
2)
Cara
menelepon orang yang kedudukannya lebih bawah atau sama dengan pimpinan
a)
Tekan
nomor yang dituju
b)
Bila
terdengar telah diangkat, ucapkan salam
c)
Pastikan
nomor yang dituju tepat
d)
Menyampaikan
identitas diri
e)
Kemukakan
bahwa pimpinan ingin bicara dengan orang yang dituju
f)
Memastikan
bahwa orang yang berbicara adalah orang yang dituju pimpinan
3.
Beberapa
pedoman penting dalam menangani telepon
Cara mengidentifikasi
panggilan yang bernada mengancam atau mencurigakan:
a.
Penelepon
menggunakan bahasa yang tidak santun
b.
Biasanya
tidak mau menyebutkan identitas diri
c.
Berbicara
dengan nada tinggi, tidak sabar, cenderung kasar
d.
Kata-kata
yang digunakan tidak bersahabat
Cara mengatasi penelepon
yang bersikap mencurigakan dengan tanda-tanda diatas:
a.
Bersikap
tenang, sabar, hati-hati, namun waspada
b.
Tanyakan
dengan sopan
c.
Jangan
dihubungkan dengan pimpinan bila yang bersangkutan tidak bersedia
d.
Jika
penelepon semakin emosi, anda harus tetap tenang
e.
Panggilan
telepon ini dicatat secara tepat untuk dicarikan solusi kepada orang yang tepat
C.
Mencatat Pesan Telepon
Hal-hal
yang perlu diperhatikan ketika mencatat pesan telepon:
1)
Mencatat
tanggal, waktu, nama penelepon, nama perusahaan, nomor telepon, isi pesan untuk
pimpinan dan tanda tangan penerima telepon
2)
Memindahkan
segera ke lembar pesan telepon
3)
Meletakan
pesan telepon di atas meja orang yang dituju
4)
Meletakan
lembar pesan telepon pada tempatnya kembali
Cara mencatat isi pesan,
yaitu:
1.
Jika
pesan yang disampaikan panjang, tulislah inti atau pokok pembicaraanya saja.
Kalimat utama dicatat, sedangkan kalimat penjelas tidak perlu dicatat.
2.
Diulangi
kembali isi pea (konfirmasi), garis besarnya saja, supaya terhindar dari
kesalahan
3.
Pesan
dapat dibuat berupa bagan agar lebih praktis
D.
Menangani Masalah
Hambatan Bertelepon
Ada
dua faktor penghambat ketika bertelepon:
1.
Alat:
suara berisik, timbul tenggelam, mengecil, tidak terdengar nada kontak, nada
sambung tidak terdengar, atau sambungan terputus-putus
2.
Pengguna
telepon: orang yang ditelpon bersikap kurang baik,
Agar percakapan dapat
berjalan lancar, dapat digunakan alfabet komunikasi:
A=Alfa
B=Bravo
C=Charlie
D=Delta
E=Echo
F=Foxtrot
G=Golf
H=Hotel
I=India
|
J=Julie
K=Kilo
L=Lima
M=Mike
N=November
O=Oscar
P=Papa
Q=Quebec
R=Romeo
|
S=Sierra
T=Tanggo
U=Uniform
V=Victor
W=Whiskey
X=X-ray
Y=Yankey
Z=Zulu
|
DAFTAR PUSTAKA
Honiatri,
Euis. 2010. Mengaplikasikan Ketrampilan
Dasar Komunikasi.Bandung. CV Armico
