KORESPONDENSI BAHASA INDONESIA
Korespondensi adalah Sehelai kertas atau lebih yang di
dalamnya tertulis suatu pesan, yang disajikan dalam format yang khas, yaitu
format surat. Pesan tersebut dapat berisi pemberitahuan, penghiburan, pernyataan,
permintaan, penawaran, penolakan, atau persetujuan.
Surat adalah salah satu alat
komunikasi tertulis untuk menyampaikan suatu pesan dari seseorang, satu pihak,
atau suatu organisasi/instansi kepada orang, pihak, atau organisasi/instansi
lain.
Kemajuan teknologi telah
memberikan berbagai alternatif sarana penyampaian pesan, seperti internet,
telegram, faksimili, dan telepon. Sebuah surat dinilai efektif apabila
pesan yang ingin dikomunikasikan penulis sampai pada tujuannya, pembaca
terhindar dari kesalahan menafsirkan. Empat hal penting dalam berkomunikasi dengan surat:
a.
Pengirim surat, yaitu orang atau lembaga yang menyampaikan pesan
melalui surat
b.
Penerima surat, yaitu orang atau lembaga sasaran yang dikirimi
surat
c.
pesan, yaitu isi yang ingin disampaikan oleh pengirim
d.
saluran, yaitu surat itu sendiri yang memuat pesan yang
diformulasikan dalam ragam tulis dan disajikan dalam format surat yang sesuai
dengan keperluan.
Surat yang menyangkut kepentingan tugas atau dinas
disebut surat dinas atau surat resmi. Surat resmi yang baik memiliki ciri-ciri
berikut.
a.
Menggunakan instrumen yang sesuai, yaitu ukuran, jenis, dan
warna kertas, warna Memakai bentuk surat yang standar.
b.
Menggunakan ragam bahasa Indonesia baku dengan penyampaian
yang singkat, lugas, jelas, dan santun, serta menyajikan fakta yang benar bila
diperlukan.
c.
Menghindari kata-kata dan singkatan yang tidak umum.
d.
Memperhatikan kerapian tinta, serta bentuk tulisan (terutama
bila menggunakan mesin ketik atau computer dan kebersihan surat.
Jenis-jenis
Surat
1.
Menurut kepentingan dan pengirimannya, surat dapat
dikelompokkan sebagai berikut.
Ø Surat pribadi, yaitu surat
yang dikirimkan seseorang kepada orang
lain atau
suatu organisasi/instansi. Kalau surat ditujukan kepada
seseorang seperti kawan atau keluarga, bahasa yang dipakai relatif
lebih bebas.
Ø Surat dinas pemerintah,
yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan
adminstrasi pemerintahan.
Ø Surat niaga, yaitu surat
resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.
Ø Surat sosial, yaitu surat
resmi yang digunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat nirlaba
(nonprofit).
2.
Menurut isinya, surat dapat dikelompokkan menjadi surat
pemberitahuan, surat keputusan, surat perintah, surat permintaan, surat
panggilan, surat peringatan, surat perjanjian, surat pengantar, surat
penawaran, dan surat lamaran pekerjaan.
3.
Menurut sifatnya, surat dapat diklasifikasikan sebagai
berikut.
Ø Surat biasa, artinya surat
dapat diketahui oleh orang lain selain yang dituju.
Ø Surat konfidential
(terbatas), maksudnya, isi surat hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu
yang terkait saja.
Ø Surat rahasia, yaitu surat
yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang dituju.
4.
Berdasarkan banyaknya sasaran, surat dikelompokkan menjadi
surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman.
5.
Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya, surat
terbagi atas surat biasa, surat kilat, dan surat kilat khusus.
6.
Berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas surat bersampul,
kartu pos, warkat pos, telegram,faksimili, memo, dan nota.
7.
Berdasarkan ruang lingkup sasarannya, surat terbagi
atas surat intern dan ekstern.
Korespondensi
bisnis
Surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas
manusia pada zaman modern ini. Didorong oleh tuntutan kebutuhan ekonomi dan
sosialnya, manusia akan menjalin hubungan yang semakin luas dengan berbagai
individu, baik yang berada disekitarnya maupun ditempat lain.
Falsafah dasar
Suatu organisasi atau
perusahaan harus mengadakan hubungan dengan organisasi atau perusahaan lain
agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan baik dan lancar. Didalam upaya
menjalin dan membina hubungan tersebut ‘surat’ masih memegang peranan yang
penting disamping penggunaan sarana komunikasi lainnya seperti telepon,
faxcimili, internet dan lainnya. Jadi yang dimaksud dengan ‘korespondensi
bisnis’ pada dasarnya adalah berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan
data melalui media surat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis diantara
suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.
Surat merupakan alat
komunikasi tertulis yang berguna untuk menyampaikan informasi dari suatu pihak
kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pengumuman,
pernyataan, permohonan, permintaan, laporan dan sebagainya. Dengan perantaraan
surat, setiap orang dapat langsung berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus
bertatap muka terlebih dahulu.
Surat biasanya juga sering
dijadikan sebagai bukti otentik tertulis ‘hitam diatas putih’. Oleh karena itu,
kata-kata dan kalimat dalam surat tersebut harus disusun secara efektif dan
efisien serta disusun dengan baik dan teliti. Ketelitian dan kecermatan
tersebut dibutuhkan untuk menjamin ketepatan isi surat sebagaimana yang
diinginkan oleh pengirimnya.
Surat dapat mencerminkan ‘citra diri’ dari pengirimnya,
menyadari hal tersebut perusahaan perlu bersikap selektif dalam memilih
sekretaris yang akan menangani aktivitas korespondensi atau surat menyurat
tersebut, Citra perusahaan dapat tercemar dan tercoreng apabila urusan
korespondensi dalam kegiatan bisnisnya ditangani oleh sekretaris yang tidak
menguasai teknik dan etika korespondensi. Surat sebagai suatu pesan yang
tertuang dalam bentuk tertulis kadang kala akan dibaca berulang-ulang oleh
penerimanya, oleh karena itu pengirim harus berusaha agar dapat memberikan
kesan yang baik dalam benak si penerima surat tersebut.
Menulis ‘surat’ yang baik tidak menuntut keahlian khusus
seperti seorang pengarang novel, puisi, cerpen atau karya sastra lainnya,
karena pada dasarnya ‘surat’ bukanlah sebuah karya sastra. Meskipun demikian,
menyususn surat yang baik tidaklah sesederhana yang sering dibayangkan orang,
karena ada aturan dan kebiasaan tertentu yang secara umum berlaku dan harus
dipenuhi oleh setiap penulis surat.
Fungsi
Surat
Surat berfungsi sebagai alat
komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari suatu pihak
kepada pihak yang lainnya, oleh karena itu isi surat juga dapat mencerminkan
citra diri, kualitas serta wibawa dari pengirimnya. Dalam dunia ‘bisnis’ maupun
‘dinas’ instansi pemerintahan, dokumentasi surat sangatlah penting dilakukan,
karena surat yang keluar/masuk dapat dijadikan sebagai :
1. Bukti otentik tertulis dan
mempunyai kekuatan hukum yang sifatnya mengikat, misalnya : Surat Perjanjian,
Kuitansi, Bukti tanda terima, Faktur, dan sebagainya.
2. Sebagai Referensi, dalam
merencanakan atau menindaklanjuti suatu aktivitas tertentu. Misalnya : Kumpulan
surat yang didokumentasikan dan diarsipkan dengan baik merupakan sumber data
yang kelak akan diperlukan dalam kegiatan perencanaan maupun untuk menentukan
sikap, menindaklanjuti suatu kegiatan/keputusan tertentu.
3. Jaminan Keamanan dan
Kepemilikan, missal : Surat Jalan, Sertifikat dll.
4. Sarana Promosi (Iklan) bagi
pihak pengirim, khususnya dalam banyak jenis surat-surat penawaran bisnis
seperti brosur, leaflet, price list dan sebagainya.
5. Sarana efektif untuk
mengatasi kendala waktu, jarak dan tenaga. Dll.
Surat yang
Baik
Penulis surat dapat menyusun
surat yang baik dan benar dalam aktifitas korespondensi bisnis apabila penulis
surat tersebut mengetahui adanya beberapa syarat maupun ciri-ciri tertentu dari
sebuah surat yang baik. Berikut ini beberapa syarat dan ciri-ciri dari surat yang
baik tersebut :
a. Bentuk surat harus
disesuaikan dengan isi, pesan dan tingkat urgensinya
b. Bahasa yang dipergunakan
tidak boleh kasar atau menyinggung perasaan, dan tetap menjaga sopan santun.
c. Kalimat-kalimat dalam surat
harus mematuhi kaidah-kaidah tata bahasa Indonesia yang benar (EYD). Oleh sebab
itu pengetahuan mengenai tata bahasa yang baik dan benar mutlak dibutuhkan.
d. Isi Surat tidak perlu
terlalu panjang dan bertele-tele, tetapi menggunakan bahasa yang efisien,
efektif dan lugas namun harus tetap menjaga etika kesopanan sehingga menjadi
lebih mudah dipahami dan berkesan mendalam.
Dalam penyusunan ‘surat’ yang sifatnya ‘dinas’ atau
‘resmi’ penulis surat juga perlu memperhatikan beberapa hal berikut ini :
a. Mempersiapkan dan
merencanakan rancangan surat dengan baik (draft)
b. Menetapkan dan menguasai
permasalahan yang akian diungkapkan
c. Menetapkan bahan rujukan :
dokumen/arsip dan berbagai macam data pendukung yang diperlukan
Pentingnya
Korespondensi Bisnis
Beberapa survey mengenai
transaksi bisnis internasional menjelaskan bahwa sekitar 80% kegiatan
komunikasi & Interaksi bisnis ekspor-impor biasanya dilakukan melalui
korespondensi (surat menyurat) terutama melalui sarana teleks, faxcimili dan
terutama sekali lewat e-mail. Sedangkan sisanya biasanya dilakukan melalui
negosiasi tatap muka langsung ‘face to face negotiation’. Hal ini berarti bahwa
korespondensi memegang peranan yang amat penting dalam perdagangan
international pada umumnya.
Hasil negosiasi tatap muka
‘face to face negotiation’ pada akhirnya juga akan dirumuskan dan
didokumentasikan dalam bentuk surat menyurat atau korespondensi. Karena hasil
pertemuan tatap muka dari kedua belah pihak yang bernegosiasi akan dituangkan
dalam bentuk catatan ‘notulen’ atau minutes. Notulen sebagai catatan tertulis
tersebut biasanya akan diparaf (diberi initial) dari masing-masing pihak yang
bernegosiasi, sebagai tanda kesepakatan sementara.
Apabila perundingan tersebut
dilakukan dalam beberapa kali tatap muka dan berkesinambungan, maka semua catatan
notulen dari setiap pertemuan tersebut akan dituangkan dalam suatu kesimpulan
akhir yang disebut dengan “Persetujuan Prinsip” atau Memorandum Of
Understanding yang dikenal dengan singkatan ‘MOU’. MOU tersebut selanjutnya
akan ditandatangani bersama oleh kedua belah pihak yang membuat kesepakatan
dalam suatu upacara sederhana yang disebut dengan ‘Assigment of MOU’.
Dengan demikian jelaslah
bahwa kendatipun suatu transaksi dilakukan dengan cara tatap muka, pada
akhirnya tetap akan dirumuskan dalam bentuk tertulis, atau dalam bentuk dokumen
surat menyurat. Maka cara apapun yang dipakai dalam transaksi apakah melalui
korespondensi atau negosiasi tatap muka, pada akhirnya korespondensi tetap akan
memegang peranan yang terpenting, sebab tanpa adanya korespondensi baik melalui
media surat biasa, teleks, faksimili, email, dll maka suatu transaksi
perdagangan khususnya ekspor-impor rasanya mustahil dapat dilaksanakan.
Korespondensi
dan Citra Baik (Favourable Image)
Pada prakteknya hampir
sebagian besar relasi bisnis kita bisa jadi hanya mengenal perusahaan kita
melalui surat-surat (brosur, leaflet, price list) yang telah kita kirimkan.
Mereka tidak menganal kita secara pribadi atau personal. Oleh karena itu,
desain bentuk dan isi surat mulai dari kop surat, isi surat dan bahasa yang
digunakan akan menjadi cerminan awal dari eksistensi perusahaan kita.
Citra perusahaan pada tahap
awal perkenalan mungkin sekilas hanya diwakili oleh bentuk sampul amplop
ataupun kop suratnya, oleh karena itu desain amplop maupun kop surat perlu
dibuat dengan desain yang anggun dan indah yang dapat memberikan informasi
dasar mengenai perusahaan, terutama yang dapat menunjukkan sejauh mana
integritas dan bonafiditas perusahaan
Korespondensi
dan Reputasi (Good Reputation)
Apabila perusahaan kita
telah mendapatkan pesanan pertama (first order = trial order) maka hal ini
berarti kita mulai memasuki tahap yang amat penting dalam kehidupan usaha
bisnis tersebut. Pesanan pertama merupakan ujian atas bonafiditas perusahaan,
dan salah satu ukuran yang dapat dipakai adalah apakah perusahaan dapat
memegang komitmen, khususnya tentang ‘tepat mutu dan tepat waktu’ sebagaimana
yang disepakati dalam dokumen ‘MOU’.
Korespondensi
dan Kepercayaan (Reliability)
Citra yang baik muncul dari
penampilan lahir yang baik, sedangkan reputasi yang baik akan terlahir dari
kemampuan perusahaan dalam memegang janji komitmen atau dalam menunjukkan
kinerja yang baik. Apabila perusahaan dapat mencapai kedua sasaran diatas maka
secara otomatis para pelanggan akan menaruh kepercayaan kepada perusahaan dalam
aktifitas transaksi bisnisnya. Peranan korespondensi sangatlah penting untuk
dapat menunjang mewujudkan tercapainya ketiga sasaran tersebut yaitu
tercapainya : citra, reputasi dan kepercayaan dari mitra bisnis perusahaan.
Etika
Korespondensi
Berdasarkan uraian diatas
telah kita ketahui betapa pentingnya peranan korespondensi dalam menunjang
aktifitas bisnis perusahaan, berikut ini adalah beberapa hal yang perlu
dikemukakan berkaitan dengan ‘tata cara dan etika’ dalam korespondensi bisnis,
antara lain :
1. Isi Surat
Tujuan dari setiap
korespondensi adalah mengkomunikasikan atau menyampaikan pesan, amanat, berita
maupun informasi dan data kepada relasi bisnis kita dengan baik dan benar serta
dengan cara yang sopan. Pada dasarnya ‘isi surat’ yang baik harus memenuhi tiga
syarat sebagai berikut :
a. Jelas, isi pesan dan berita
yang disampaikan
b. Tepat (data &
informasi), terlebih apabila menyangkut angka-angka.
c. Benar (tata bahasanya) serta
singkat padat penyampaiannya.
Bahasa
yang Baik dan Benar
Kata-kata, kalimat dan bahasa yang dipakai dalam
korespondensi harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :
a. Jelas ejaannya, biasakan
menggunakan kata-kata yang tepat untuk konteks kalimat tertentu, jika
diperlukan anda dapat menggunakan kamus untuk mencari kata-kata yang tepat
(terutama untuk korespondensi yang berbahasa Inggris)
b. Tidak menggunakan kata-kata
yang mempunyai arti ganda dan bias menimbulkan kerancuan salah penafsiran yang
membingungkan penerima surat.
c. Gunakan tata bahasa yang runtut
dan tidak perlu menambahi dengan embel-embel dan basa-basi yang tidak
diperlukan. Pada dasarnya gramatika bahasa Inggris hamper sama dengan bahasa
Indonesia, karena itu jika kita dapat menyusun kalimat bahasa Indonesia yang
baik dan benar, maka akan sangat mudah untuk dapat ditrabslate atau
diterjemahkan kedalam bahasa Inggris dengan baik dan benar pula.
Tulis
dan Ketik yang Rapi
Ingatlah selalu bahwa surat yang kita kirimkan akan
mencerminkan citra diri dan kepribadian kita. Ketikan atau tulisan yang rapi
akan memberikan kesan bahwa penulis surat itu atau orang yang menandatangani
surat itu adalah seorang yang teliti, bersih, rapih dan efisien. Hindari
penggunaan penghapus (tip-ex) atau correction pen, karena surat bisnis resmi
harus bias menampilkan ketelitian dan keprofesionalan pengirimnya.
Perhatikan
Tata Letak Surat
Susunan isi surat dan lay outnya pada umumnya dapat dibagi-bagi
dalam beberapa bagian sebagai berikut :
Ruang referensi,
ruang nama & alamat,
kalimat pembuka,
Isi surat,
kalimat penutup,
nama pengirim,
tanda tangan pengirim dan
jabatan pengirim.
Membaca Kembali (Koreksi)
Sebelum anda mengirimkan atau menandatangani surat tertentu,
terlebih dahulu luangkan waktu anda untuk membaca kembali surat tersebut, hal
ini penting untuk menghindari kesalahan-kesalahan fatal yang seharusnya tidak
perlu terjadi. Jika anda seorang manajer sebaiknya jangan 100% percayakan
urusan korespondensi kepada sekretaris anda, telitilah sebelum surat tersebut
anda tanda tangani, karena andalah yang menjadi penanggung jawab atas isi surat
itu, Ingatlah isi surat tersebut kelak bisa dijadikan barang bukti di
pengadilan apabila terjadi perselisihan dan sengketa bisnis dengan relasi anda,
oleh karena itu baca lagi dan sekali lagi sebelum anda menandatanganinya.
Balas Segera
Usahakan membalas setiap surat yang masuk ‘segera’ setelah
surat itu diterima. Apabila perlu surat yang masuk dibalas pada hari yang sama.
Jangan tunda hingga esok apa yang bisa anda selesaikan hari ini. Mungkin
sebagian besar pelanggan memutuskan membeli produk dari perusahaan anda bukan
atas dasar pertimbangan harga atau mutu barang, namun lebih didasari oleh
kecepatan pelayanan dan perhatian kita terhadap kepuasan kebutuhan pelanggan.
Segeralah berikan respon jawaban atas pesanan yang masuk,
lazimnya jawaban sementara atas pesanan yang masuk meskipun hanya berupa
pemberitahuan bahwa surat pesanan yang dikirim pelanggan sudah kita terima
disebut Acknowlwdgement Receipt, selanjutnya paling lambat 7 hari kerja sejak
surat pemesanan diterima kita sudah harus dapat memberikan jawaban &
kepastian tentang bisa tidaknya pesanan tersebut dipenuhi.
TUGAS :
BUATLAH 10 SOAL BESERTA JAWABAN DARI HASIL MEMBACA MATERI DIATAS. HASIL DIKUMPULKAN MELALUI E-MAIL PALING LAMBAT HARI KAMIS PUKUL 23.00 WIB. KALAU ADA PERTANYAAN DARI MATERI TERSEBUT BISA LANGSUNG KIRIM PESAN PRIBADI MELALUI WA. TRIMAKASIH ATAS PERHATIANNYA.
SEMOGA BERMANFAAT UNTUK KITA SEMUA...
#BELAJAR DIRUMAH SAJA
