KAS KECIL

SOAL MENGELOLA KAS KECIL

Anda diminta untuk membukukan transaksi – transaksi yang telah dilakukan selama bulan Februari 2018,  dana kas kecil ditetapkan sebesar Rp. 9.000.000,00 setiap bulannya dengan menggunakan System Imprest.

Tentukan berapa dana yang perlu ditambahkan untuk pengisian petty cash berikutnya,

Pos-Pos Pengeluaran adalah sebagai berikut :

·                201  Konsumsi

·                202  Alat Tulis Kantor

·                203  Telepon, PDAM, Listrik

·                204  Foto Copy

·                205  Transportasi

·                206  Lain-lain

 Berikut ini transaksi – transaksi yang dilakukan selama bulan Februari 2018  :

1.        Tanggal    2 Februari 2018        Saldo bulan Januari 2018 adalah Rp. 750.000,00

2.        Tanggal  19 Februari 2018        Biaya servis komputer Rp. 82.000,00

3.        Tanggal    5 Februari 2018        Konsumsi rapat internal untuk 5 orang                             Rp. 75.000,00

4.        Tanggal    6 Februari 2018        Langganan  koran  dan  majalah  untuk ruang tamu               Rp. 143,000,00

5.        Tanggal    6 Februari 2018        Taksi Bapak Raihan ke Disperindag                                    Rp. 67.000,00

6.        Tanggal  16 Februari 2018        Pembelian gula, teh dan kopi untuk keperluan kantor       Rp. 49.000,00

7.        Tanggal    5 Februari 2018        Membayar foto copy dan jilid untuk laporan hasil rapat tanggal 4 Februari 2018   Rp.     73.250,00

8.        Tanggal 17 Februari 2018         Membayar rekening telepon     Rp.   553.000,00                                       Membayar PDAM                    Rp.   626.000,00 Membayar rekening Listrik      Rp.1.500.000,00

9.        Tanggal 23 Februari 2018         Taksi Bapak Bagio ke kantor cabang RS. Harapan Abadi di Bali Rp. 68.000,00

10.    Tanggal   9 Februari 2018         Membeli 1 lusin hanging map @ Rp. 8.500,00 dan                 3 buah tip-ex @ Rp. 19.000,00

11.    Tanggal 27 Februari 2018         Pembelian pertamax untuk mobil kantor 15 liter              @ Rp. 10.800,00

12.    Tanggal 20 Februari 2018         Membeli 3 rim kertas HVS A4 @ Rp.  42.000,00 / rim dan 2 lusin ballpoint Faster @ Rp. 38.000,00 / lusin

13.    Tanggal 12 Februari 2018         Pemberian tip petugas kebersihan untuk memindahkan perabot kantor 2 orang sejumlah Rp. 70.000,00

14.    Tanggal 26 Februari 2018         Bunga duka cita untuk keluarga karyawan                            Rp. 450.000,00

15.    Tanggal 27 Februari 2018         Membeli 1 buah cartridge untuk printer                              Rp. 350.00,00

16.    Tanggal 12 Februari 2018         Biaya servis AC 2 ruangan kantor  @ Rp. 100.000,00

17.    Tanggal 13 Februari 2018   Pembelian pertamax untuk mobil kantor 10 liter

         @Rp. 12.000,00

MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT

TUGAS  : MENGELOLA PERTEMUAN/ RAPAT

1.   Petunjuk Kerja

a.         Buatlah Notula Rapat dari pelaksanaan kegiatan     Rapat Tri Wulan tentang Evaluasi Kinerja Pegawai

b.         Ketik dengan menggunakan aplikasi komputer Word Processing  

2.   Alat dan Bahan

a.         Komputer

b.         Printer

c.         Kertas HVS ukuran A4

d.        Alat tulis lainnya

3.   Alur Kegiatan

a.         Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan

b.         Baca soal dengan cermat

c.         Buat Notula Rapat dengan baik dan benar

d.        Sebelum dicetak simpan pada file anda

e.         Cetak hasil ketikan di kertas HVS A4

4.   Hasil yang diharapkan

a.         Notula Rapat yang baik dan benar

Alur Cerita Rapat :

Rapat Tri Wulan tentang kinerja pegawai RS. Harapan Abadi

Rapat diselenggarakan pada hari Sabtu, 18 Februari 2017 di Ruang Rapat Lt. 2 RS. Harapan Abadi pukul 08.00 WIB dihadiri oleh :

1.        Direktur Utama

2.        Kepala Bagian Kepegawaian

3.        Kepala Bagian Keuangan

4.        Kepala Bagian Rumah Tangga

5.        Kepala Bagian Pemasaran

6.        Tiga orang staff administrasi masing-masing Maulana, Siska dan Anda sendiri

Agenda Rapat :

1.        Pembukaan

2.        Laporan Kinerja Pegawai

3.        Peningkatan Profesionalisme

4.        Penutup

Rapat dibuka oleh Direktur Utama Bapak Prof. Dr. Bagio Karyadi pada pukul 08.00 Pimpinan mengucakan terima kasih atas  kehadiran para peserta dan menyampaiakan tentang tujuan dilaksanakannya rapat yaitu untuk mengevaluasi kinerja pegawai selama tri wulan (Oktober, November, Desember 2017)

Selanjutnya Kepala Bagian Kepegawaian menyempaikan materi selanjutnya yaitu tentang kinerja pegawai. Berdasarkan data yang telah dihimpun oleh para staff kepegawaian ternyata kinerja pegwai selama tiga bulan pertama menunjukkan hasil yan glebih baik dibandingkan tahun sebelumnya. Hal ini ditunukkan dengan tingkat kehadiran pegawai yang mencapai 95%. Angka ini lebih tinggi 5% dari tahun sebelumnya. Namun demikian tingkat keterlambatan pegawai masih cukup tinggi mencapai angka 10%. Sedangkan keterlambatan di setiap bagian bervariasi. Disamping tingkat kehadiran pegawai, beliau juaga menyampaikan tentang hal lainnya, seperti disiplin, kemampuan kerja pegawai dan kaitannya dengan peningkatan keuntungan perusahaan. Pimpinan juga menganalisa bahwa kinerja pegawai turut mempengaruhi pencapaian terebut.

Selanjutnya beliau meminta Maulana untuk menyampaikan laporan tentang kinerja pegawai, khususnya berkaitan dengan kehadiran pegawai.

Maulana : Berdasarkan data dari keharian pegawai disimpulkan bahwa :

1.                  Dari data pegawai sebanyak 100 orang, tingkat kehadiran mereka rata-rata mencapai 95%

2.                  Tingkat keterlambatan pegawai rata-rata 10%

3.                  Ketidakhadiran pegawai rata-rata karena sakit

4.                  Sedangkan keterlambatan sebagian besar karena perjalanan

Selanjutnya pimpinan meminta  masukan, tanggapan dan saran dari para peserta tentang data yang telah disampaikan berikut untuk eprbaikan ke depan.

Prabowo, SE  (Kepala Bagian Keuangan) menyampaikan tanggapan tentang kebijakann yang dapat membuat pegawai untuk bekerja lebih rajin misalnya dengan memberikan insentif bagi mereka yang hadir 100% setiap bulan, diberi penghargaan juga berupa sertifikat sehingga hal ini dapat memotivasi mereka.

Merisa Anggraini, SE (Kepala Bagian Rumah Tangga) menyampaikan bahwa data yang telah disampaikan sebaiknya diumumkan di setiap bagian, kalau perlu dipasang di pengumuman.

Drs. Joko Widodo (Kepala Bagian Pemasaran) menyampaikan bahwa selain diberi reward untuk pegawai yang berprestasi, bagi mereka yang rendah kinerjanya juga diberikan peringatan, seperti mereka yang terlambat dipotong uang gajinya atau uang makannya.

Siska menyampaikan bahwa banyak pegawai yang menyampaikan kepadanya bahwa banyak pegawai yang sudah berusaha datang tepat waktu tetapi kadang banyak hambatan dalam perjalanan, sehingga mereka keberatan kalau ada pemotongan gaji untuk mereka yang terlambat. Mereka berharap ada kebijakan dari manajemen.

Setelah adanya masukan pimpinan memberikan alternatif solusi dalam meningkatkan kehadiran mereka yaitu ada toleransi keterlambatan sebanyak 3 kali kali dalam sebulan, selebihnya keterlambatan mereka dipotong  sebesar Rp 20.000,- yang disetujui mereka.

Selanjutnya pimpinan mengharapkan masuikan kepada peserta untuk meningkatkan profesionlisme kinerja mereka.

Tentang hal ini mereka umumnya mempunyai pendapat yang hampir sama yaitu perlu adanya peningkatan gaji bagi mereka, pelatihan dan diklat pegawai yang terus menerus dan memadai, makanan dengan gizi yang baik dan sebagainya.

Rapat ditutup pukul 11.00 WIB dengan ucapan salam.

9 JANUARI 2019 KAS KECIL

Skenario Soal Kas Kecil

a.     Pimpinan Anda melakukan beragam kegiatan yang perlu didanai dengan anggaran kas kecil yang Anda kelola

b.    Pengelolaan dana kas kecil menggunakan sistem imprest

c.     Transaksi yang terjadi selama priode 1 - 29 April 2017 adalah sebagai beerikut :

1.    Tanggal 1 April 2017 Bendahara perusahaan menyerahkan uang  kepada Anda untuk pengisian kas kecil yang Anda kelola sebesar Rp. 8.500,000,. (delapan  juta lima ratus ribu Rupiah)

2.    Tanggal 10 April 2017 Bapak Boy Hendrawan menyerahkan uang sebesar  Rp. 1.500.000,- sisa perjalanan dinas dari Jakarta

3.    Tanggal  6 April Anda membeli alat tulis kantor di Toko Buku Makmur Jaya seharga Rp.1.200.000,-

4.    Tanggal 4 April 2017 Anda menyerahkan uang kepada pimpinan untuk perjalanan dinas ke Jakarta  sebesar Rp.3.000.000,-

5.    Tanggal 14 April Anda membeli cenderamata untuk relasi yang terbaik sebesar Rp.1.000.000,-

6.    Tanggal 8 April 2017 Anda membeli snak untuk rapat sebanyak 10 box @ Rp 20.000,-

7.    Tanggal  22 April Anda membeli 10 lembar materai @ Rp. 6000,-

8.    Tanggal  28 April Anda membayar TV berlangganan sebesar Rp. 200.000,-

9.    Tanggal 16 April 2017 Anda membayar rekening listrik sebesar Rp. 1.350.000,-

10.  Tanggal 24 April Anda membeli kado untuk pernikahan ibu Nani , manajer HRD sebesar Rp. 2.000.000,-

11.  Tanggal 26 April Anda membeli peralatan kantor sebesar Rp. 700.000,-

12.  Tanggal 12 April Anda membayar biaya photo copy sebesar Rp. 250.000,-

d.    Catatlah transaksi tersebut ke dalam bukti penerimaan dan bukti pengeluaran kas kecil.

e.    Buatlah laporan penerimaan dan pengeluaran kas kecil priode bulan April 2017

f.     Berapakah dana yang perlu ditambahkan untuk mengisi kas kecil bulan berikutnya.

Susunlah bukti-bukti tersebut secara terstruktur dan simpan dalam map snelhecter.

TUGAS 9 JANUARI 2019

TUGAS   :  PENANGANAN TELEPON

1.   Petunjuk Kerja

a.   Menerima panggilan telepon

·             Saat Anda sedang mengerjakan tugas, penguji akan menelepon Anda

·             Siapkan Lembar Pesan Telepon ( LPT ) serta hal lain yang diperlukan.

·             Berkomunikasi dengan menggunakan Bahasa Indonesia.

b.   Melakukan panggilan telepon

·        Anda akan diminta penguji untuk melakukan kegitan menelepon.

·        Siapkan Block Note serta hal lain yang diperlukan

·        Berkomunikasi dengan menggunakan Bahasa Inggris

2.   Bahan dan Alat

a.         Pesawat Telepon

b.        Lembar Pesan Telepon ( LPT )

c.         Block Note

d.        Alat tulis

3.   Alur Kegiatan

a.         Menjawab segala informasi yang diperlukan sipenelepon

b.        Catat  informasi / pesan   yang diterima  pada format  Lembar Pesan Telepon    ( LPT )

c.         Membuat catatan hal – hal apa saja yang akan disampaikan ke relasi melalui telepon pada format block note.

d.        Melakukan panggilan telepon kepada relasi yang di minta pimpinan

e.         Berikan informasi kepada relasi yang ditelepon sesuai kebutuhan

4.   Hasil yang diharapkan

a.        Dapat menerima telepon dengan baik dan benar, dengan sikap dan etika bertelepon yang sesuai dengan standar

b.       Lembar pesan telepon ( LPT ) dapat diisi dengan rapi dan benar

c.        Dapat melakukan panggilan telepon sesuai dengan aturan dan etika dalam bertelepon dan materi yang disampaikan sesuai dengan permasalahan yang diminta

d.       Penggunaan Block Note dilakukan dengan tepat dan isinya sesuai dengan permasalahan yang diminta

SOAL PENANGANAN TELEPON

Sebagai sekretaris selain menangani pekerjaan rutin lainnya anda juga harus menangani telepon masuk maupun telepon keluar untuk mendapatkan informasi yang di butuhkan penelepon maupun melakukan hubungan telepon yang diinstruksikan oleh pimpinan.

A. Menerima panggilan telepon

Saat anda mengerjakan tugas, anda menerima telepon dari Bapak Hendra Wijaya Purchasing Manager of Creative Labs Inc Singapore, yang ingin berbicara dengan pimpinan anda, menanyakan tentang kepastian kehadiran Bapak Rafa Perdana dalam acara pameran teknologi mesin-mesin kantor terbaru dan janji temu untuk membahas tindak lanjut rencana kerja sama pada tanggal 23 Maret 2015 di Singapore.

B. Melakukan Panggilan Telepon

Untuk kali ini anda diminta pimpinan menghubungi Bapak Hendra Wijaya, Purchasing Manager of Creative Labs. Inc Singapore . Guna mengkonfirmasikan kedatangan pimpinan Anda Bapak Rafa Perdana atas undangannya untuk hadir di acara pameran teknologi mesin – mesin kantor terbaru. pimpinan anda akan datang pada tanggal 22 Maret 2015 sekitar pukul 1:30 pm waktu setempat, dengan pesawat Singapore Airlines 931 bersama dengan Kepala Devisi Pemasaran, bila memungkinkan mohon diaturkan penjemputannya.