TUGAS 9 JANUARI 2019

TUGAS   :  PENANGANAN TELEPON

1.   Petunjuk Kerja

a.   Menerima panggilan telepon

·             Saat Anda sedang mengerjakan tugas, penguji akan menelepon Anda

·             Siapkan Lembar Pesan Telepon ( LPT ) serta hal lain yang diperlukan.

·             Berkomunikasi dengan menggunakan Bahasa Indonesia.

b.   Melakukan panggilan telepon

·        Anda akan diminta penguji untuk melakukan kegitan menelepon.

·        Siapkan Block Note serta hal lain yang diperlukan

·        Berkomunikasi dengan menggunakan Bahasa Inggris

2.   Bahan dan Alat

a.         Pesawat Telepon

b.        Lembar Pesan Telepon ( LPT )

c.         Block Note

d.        Alat tulis

3.   Alur Kegiatan

a.         Menjawab segala informasi yang diperlukan sipenelepon

b.        Catat  informasi / pesan   yang diterima  pada format  Lembar Pesan Telepon    ( LPT )

c.         Membuat catatan hal – hal apa saja yang akan disampaikan ke relasi melalui telepon pada format block note.

d.        Melakukan panggilan telepon kepada relasi yang di minta pimpinan

e.         Berikan informasi kepada relasi yang ditelepon sesuai kebutuhan

4.   Hasil yang diharapkan

a.        Dapat menerima telepon dengan baik dan benar, dengan sikap dan etika bertelepon yang sesuai dengan standar

b.       Lembar pesan telepon ( LPT ) dapat diisi dengan rapi dan benar

c.        Dapat melakukan panggilan telepon sesuai dengan aturan dan etika dalam bertelepon dan materi yang disampaikan sesuai dengan permasalahan yang diminta

d.       Penggunaan Block Note dilakukan dengan tepat dan isinya sesuai dengan permasalahan yang diminta

SOAL PENANGANAN TELEPON

Sebagai sekretaris selain menangani pekerjaan rutin lainnya anda juga harus menangani telepon masuk maupun telepon keluar untuk mendapatkan informasi yang di butuhkan penelepon maupun melakukan hubungan telepon yang diinstruksikan oleh pimpinan.

A. Menerima panggilan telepon

Saat anda mengerjakan tugas, anda menerima telepon dari Bapak Hendra Wijaya Purchasing Manager of Creative Labs Inc Singapore, yang ingin berbicara dengan pimpinan anda, menanyakan tentang kepastian kehadiran Bapak Rafa Perdana dalam acara pameran teknologi mesin-mesin kantor terbaru dan janji temu untuk membahas tindak lanjut rencana kerja sama pada tanggal 23 Maret 2015 di Singapore.

B. Melakukan Panggilan Telepon

Untuk kali ini anda diminta pimpinan menghubungi Bapak Hendra Wijaya, Purchasing Manager of Creative Labs. Inc Singapore . Guna mengkonfirmasikan kedatangan pimpinan Anda Bapak Rafa Perdana atas undangannya untuk hadir di acara pameran teknologi mesin – mesin kantor terbaru. pimpinan anda akan datang pada tanggal 22 Maret 2015 sekitar pukul 1:30 pm waktu setempat, dengan pesawat Singapore Airlines 931 bersama dengan Kepala Devisi Pemasaran, bila memungkinkan mohon diaturkan penjemputannya.