MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT

TUGAS  : MENGELOLA PERTEMUAN/ RAPAT

1.   Petunjuk Kerja

a.         Buatlah Notula Rapat dari pelaksanaan kegiatan     Rapat Tri Wulan tentang Evaluasi Kinerja Pegawai

b.         Ketik dengan menggunakan aplikasi komputer Word Processing  

2.   Alat dan Bahan

a.         Komputer

b.         Printer

c.         Kertas HVS ukuran A4

d.        Alat tulis lainnya

3.   Alur Kegiatan

a.         Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan

b.         Baca soal dengan cermat

c.         Buat Notula Rapat dengan baik dan benar

d.        Sebelum dicetak simpan pada file anda

e.         Cetak hasil ketikan di kertas HVS A4

4.   Hasil yang diharapkan

a.         Notula Rapat yang baik dan benar

Alur Cerita Rapat :

Rapat Tri Wulan tentang kinerja pegawai RS. Harapan Abadi

Rapat diselenggarakan pada hari Sabtu, 18 Februari 2017 di Ruang Rapat Lt. 2 RS. Harapan Abadi pukul 08.00 WIB dihadiri oleh :

1.        Direktur Utama

2.        Kepala Bagian Kepegawaian

3.        Kepala Bagian Keuangan

4.        Kepala Bagian Rumah Tangga

5.        Kepala Bagian Pemasaran

6.        Tiga orang staff administrasi masing-masing Maulana, Siska dan Anda sendiri

Agenda Rapat :

1.        Pembukaan

2.        Laporan Kinerja Pegawai

3.        Peningkatan Profesionalisme

4.        Penutup

Rapat dibuka oleh Direktur Utama Bapak Prof. Dr. Bagio Karyadi pada pukul 08.00 Pimpinan mengucakan terima kasih atas  kehadiran para peserta dan menyampaiakan tentang tujuan dilaksanakannya rapat yaitu untuk mengevaluasi kinerja pegawai selama tri wulan (Oktober, November, Desember 2017)

Selanjutnya Kepala Bagian Kepegawaian menyempaikan materi selanjutnya yaitu tentang kinerja pegawai. Berdasarkan data yang telah dihimpun oleh para staff kepegawaian ternyata kinerja pegwai selama tiga bulan pertama menunjukkan hasil yan glebih baik dibandingkan tahun sebelumnya. Hal ini ditunukkan dengan tingkat kehadiran pegawai yang mencapai 95%. Angka ini lebih tinggi 5% dari tahun sebelumnya. Namun demikian tingkat keterlambatan pegawai masih cukup tinggi mencapai angka 10%. Sedangkan keterlambatan di setiap bagian bervariasi. Disamping tingkat kehadiran pegawai, beliau juaga menyampaikan tentang hal lainnya, seperti disiplin, kemampuan kerja pegawai dan kaitannya dengan peningkatan keuntungan perusahaan. Pimpinan juga menganalisa bahwa kinerja pegawai turut mempengaruhi pencapaian terebut.

Selanjutnya beliau meminta Maulana untuk menyampaikan laporan tentang kinerja pegawai, khususnya berkaitan dengan kehadiran pegawai.

Maulana : Berdasarkan data dari keharian pegawai disimpulkan bahwa :

1.                  Dari data pegawai sebanyak 100 orang, tingkat kehadiran mereka rata-rata mencapai 95%

2.                  Tingkat keterlambatan pegawai rata-rata 10%

3.                  Ketidakhadiran pegawai rata-rata karena sakit

4.                  Sedangkan keterlambatan sebagian besar karena perjalanan

Selanjutnya pimpinan meminta  masukan, tanggapan dan saran dari para peserta tentang data yang telah disampaikan berikut untuk eprbaikan ke depan.

Prabowo, SE  (Kepala Bagian Keuangan) menyampaikan tanggapan tentang kebijakann yang dapat membuat pegawai untuk bekerja lebih rajin misalnya dengan memberikan insentif bagi mereka yang hadir 100% setiap bulan, diberi penghargaan juga berupa sertifikat sehingga hal ini dapat memotivasi mereka.

Merisa Anggraini, SE (Kepala Bagian Rumah Tangga) menyampaikan bahwa data yang telah disampaikan sebaiknya diumumkan di setiap bagian, kalau perlu dipasang di pengumuman.

Drs. Joko Widodo (Kepala Bagian Pemasaran) menyampaikan bahwa selain diberi reward untuk pegawai yang berprestasi, bagi mereka yang rendah kinerjanya juga diberikan peringatan, seperti mereka yang terlambat dipotong uang gajinya atau uang makannya.

Siska menyampaikan bahwa banyak pegawai yang menyampaikan kepadanya bahwa banyak pegawai yang sudah berusaha datang tepat waktu tetapi kadang banyak hambatan dalam perjalanan, sehingga mereka keberatan kalau ada pemotongan gaji untuk mereka yang terlambat. Mereka berharap ada kebijakan dari manajemen.

Setelah adanya masukan pimpinan memberikan alternatif solusi dalam meningkatkan kehadiran mereka yaitu ada toleransi keterlambatan sebanyak 3 kali kali dalam sebulan, selebihnya keterlambatan mereka dipotong  sebesar Rp 20.000,- yang disetujui mereka.

Selanjutnya pimpinan mengharapkan masuikan kepada peserta untuk meningkatkan profesionlisme kinerja mereka.

Tentang hal ini mereka umumnya mempunyai pendapat yang hampir sama yaitu perlu adanya peningkatan gaji bagi mereka, pelatihan dan diklat pegawai yang terus menerus dan memadai, makanan dengan gizi yang baik dan sebagainya.

Rapat ditutup pukul 11.00 WIB dengan ucapan salam.